SJT Venlo BV bracht structuur in de opvolging van tachograafovertredingen, van management tot chauffeur

Transport staat onder druk. Er zijn te weinig handen, kennis van de regels is schaars en de wet- en regelgeving wordt steeds uitgebreider. Tegelijk wordt controleren makkelijker: met de slimme tachograaf en digitaal toezicht ziet de ILT steeds sneller waar het misgaat, ook op afstand. "De mindset zit nog in vroeger, maar de realiteit haalt ons in," zegt Tom Jeurissen, CEO en mede-eigenaar van SJT Venlo BV. Wie daartegen bestand wil zijn, moet als vervoerder zelf ook slim gebruikmaken van nieuwe technologie. Daarom koos SJT voor de Digitale Assistent van Roadsoft.

Premium Logistics vanuit Venlo

SJT Venlo BV is sinds 1999 actief en rijdt met 25 chauffeurs en 18 voertuigen nationaal en internationaal door West-Europa. Onder de noemer "Premium Logistics" staan leverbetrouwbaarheid, kwaliteit en digitalisering centraal. Het bedrijf is gecertificeerd voor onder meer FSSC 22000, TAPA TSR 2 & 3 en EcoVadis, en elk proces is uitgeschreven in het kwaliteitsmanagementsysteem. Ook de tachograafcontrole.

De data was er wel, het proces erachter niet

De tachograafdata werd bij SJT netjes gedownload, maar de opvolging bleef lastig. Overtredingen werden begaan zonder dat er een goed overzicht was, en kennis over de regels verspreidde zich niet vanzelf door de organisatie. Bovendien zat er vaak veel tijd tussen de overtreding en de nacontrole. Als je een chauffeur dan vraagt hoe het kwam, weet hij het vaak zelf niet meer.

Uitleg die de chauffeur hoort, terwijl de rit nog vers is

Sinds kort gebruikt SJT de spraakvariant van de Digitale Assistent. Na een overtreding wordt de chauffeur gebeld en krijgt hij duidelijke uitleg over wat er misging. Hij wordt gevraagd of hij begrijpt waarom het een overtreding was, en zijn reactie wordt vastgelegd in een inspectieklaar dossier. Omdat dat kort na de rit gebeurt, weet hij nog precies wat er gebeurde.

SJT koos bewust voor spraak: kort, duidelijk en zonder omwegen. Ook al is het een AI-stem, het gesprek voelt persoonlijk. Natuurlijk was niet iedereen meteen enthousiast. "Je hebt altijd een chauffeur die in het begin denkt: wie ben jij nou eigenlijk, beste vriend?" Inmiddels ziet bijna iedereen de waarde ervan in. "In het begin vinden chauffeurs het raar, maar we merken nu dat de verandering goed doorkomt," zegt Tom. "Als je vooral in het begin moeite steekt in uitleggen waaróm je het doet, dan blijft het plakken."

Een vast ritme van controle en feedback

De data komt binnen via Linqo en wordt geanalyseerd door Roadsoft. Naast wat de Digitale Assistent oplevert, controleert SJT elke maand zelf of alle data compleet is, of er zonder kaart is gereden en of de out-of-scopemodus juist is gebruikt. "De valkuil is denken: de assistent doet mijn werk, dus we zijn klaar," zegt Tom. "Hij controleert wat er is vastgelegd. Wat er níet is gedaan, moet je zelf blijven checken."

Elke chauffeur krijgt maandelijks per mail een overzicht van wat er bij hem is gevonden, met de oorzaak en hoe het voortaan beter kan. Omdat de maanden op elkaar aansluiten, valt herhaling vanzelf op. SJT bepaalt zelf hoe ernstig een overtreding is: ernstige zaken worden direct besproken, terugkerende punten komen terug in een feedbacksessie en lichte overtredingen gaan mee in de jaarlijkse bespreking. Blijft een fout terugkomen, dan volgt een gesprek op kantoor en zo nodig opnieuw de U23-cursus.

Daarbij kijkt SJT ook naar wat goed gaat. Tom plant vaste momenten in het jaar om chauffeurs complimenten te geven. "Mensen zijn mensen. Die reageren echt op een complimentje."

Hoe Roadsoft het verschil maakt

SJT werkt nog maar kort met de Digitale Assistent, dus voor harde cijfers is het te vroeg. Maar Tom merkt nu al dat het op twee niveaus helpt.

Op managementniveau: structuur en overzicht. SJT ziet welke overtredingen er spelen, hoe vaak en bij wie. De opvolging verloopt elke keer op dezelfde manier, en elke overtreding en reactie van de chauffeur staat in één dossier. Zo kan SJT richting de ILT laten zien dat er niet alleen een proces op papier staat, maar dat het ook werkt.

Op chauffeursniveau: bewustwording. Chauffeurs krijgen uitleg terwijl de rit nog vers is, en de tachograaf is een onderwerp geworden waar ze mee bezig zijn. Ze denken mee en willen ook zelf feedback geven. De eerste winst zit vooral in fouten waarvan chauffeurs dachten dat ze het juist goed deden.

Tom over de aanpak

"Je merkt dat het meer gaat leven binnen de organisatie. In het begin pak je veel winst op dingen waarvan iemand dacht: o, ik dacht dat ik het zo moest doen. Dat wordt steeds kleiner. En als iedereen eenmaal mee is, wordt het gewoon normaal. Mijn tip aan andere vervoerders: breng structuur aan in je nacontrole, en blijf erop sturen. De kracht van de reclame is herhaling."

- Tom Jeurissen, CEO en mede-eigenaar SJT Venlo BV