SJT Venlo BV uporządkowała obsługę naruszeń tachografowych, od zarządu po kierowcę

Branża transportowa jest pod presją. Brakuje ludzi do pracy, o znajomość przepisów coraz trudniej, a samych przepisów wciąż przybywa. Kontrolować za to jest coraz łatwiej: dzięki inteligentnemu tachografowi i cyfrowemu nadzorowi ILT, holenderska inspekcja transportu, szybciej niż kiedykolwiek widzi, gdzie coś idzie nie tak, także zdalnie. „Mentalnie wielu z nas tkwi jeszcze w przeszłości, ale rzeczywistość nas dogania”, mówi Tom Jeurissen, CEO i współwłaściciel SJT Venlo BV. Kto chce temu sprostać, sam musi mądrze sięgnąć po nowe technologie. Właśnie dlatego SJT postawiła na Cyfrowego asystenta od Roadsoft.

Premium Logistics z Venlo

SJT Venlo BV istnieje od 1999 roku i z 25 kierowcami oraz 18 pojazdami obsługuje przewozy krajowe i międzynarodowe w Europie Zachodniej. Zgodnie z hasłem „Premium Logistics” firma stawia na niezawodność dostaw, jakość i cyfryzację. Posiada m.in. certyfikaty FSSC 22000, TAPA TSR 2 i 3 oraz EcoVadis, a każdy proces jest opisany w systemie zarządzania jakością. Łącznie z kontrolą tachografów.

Dane były, procesu brakowało

Dane z tachografów SJT pobierała sumiennie, ale z ich wykorzystaniem bywało gorzej. Naruszenia zdarzały się bez jasnego obrazu całości, a wiedza o przepisach nie rozchodziła się po firmie sama z siebie. Do tego między naruszeniem a jego omówieniem mijało zwykle zbyt dużo czasu. Zapytany po kilku tygodniach kierowca najczęściej sam już nie pamięta, co się wydarzyło.

Wyjaśnienie, póki trasa jest świeżo w pamięci

Od niedawna SJT korzysta z głosowej wersji Cyfrowego asystenta. Po naruszeniu kierowca odbiera telefon i słyszy prostym językiem, co poszło nie tak. Jest proszony o potwierdzenie, że rozumie, dlaczego było to naruszenie, a jego odpowiedź od razu trafia do dokumentacji gotowej na kontrolę. A ponieważ telefon przychodzi krótko po trasie, kierowca ma wszystkie szczegóły świeżo w głowie.

Głos to był świadomy wybór SJT: krótko, jasno i na temat. I choć mówi głos AI, rozmowa ma osobisty charakter. Oczywiście nie wszyscy od razu byli przekonani. „Zawsze trafi się kierowca, który na początku myśli: chwila, a ty kto właściwie jesteś?” Dziś wartość tego rozwiązania widzą niemal wszyscy. „Na początku kierowcom wydaje się to dziwne, ale widzimy, że zmiana się przyjmuje”, mówi Tom. „Jeśli zwłaszcza na starcie zadbasz o wyjaśnienie, po co to robisz, to zostaje”.

Stały rytm kontroli i informacji zwrotnej

Dane spływają przez Linqo, a analizuje je Roadsoft. Niezależnie od tego, co robi Cyfrowy asystent, SJT co miesiąc sprawdza sama: czy dane są kompletne, czy ktoś nie jechał bez karty i czy prawidłowo używano trybu out of scope. „Pułapka polega na myśleniu: asystent robi moją robotę, więc mamy z głowy”, mówi Tom. „On zajmuje się tym, co zostało zarejestrowane. To, czego nie zrobiono, trzeba nadal wyłapywać samemu”.

Co miesiąc każdy kierowca dostaje mailem podsumowanie: co u niego wykryto, skąd się to wzięło i jak tego uniknąć następnym razem. Kolejne miesiące układają się w całość, więc powtórki widać od razu. O wadze naruszenia SJT decyduje sama: poważne sprawy omawiane są od ręki, powtarzające się wracają na sesji feedbackowej, a drobne czekają na rozmowę roczną. Jeśli ten sam błąd uparcie wraca, kierowca jest zapraszany na rozmowę do biura, a w razie potrzeby ponownie na kurs U23.

Nie chodzi zresztą tylko o to, co idzie źle. Tom planuje w ciągu roku stałe momenty na pochwały. „Ludzie to ludzie. Na dobre słowo naprawdę reagują”.

Co zmienia Roadsoft

SJT pracuje z Cyfrowym asystentem od niedawna, więc na twarde liczby jest za wcześnie. Ale Tom już widzi, że pomaga on na dwóch poziomach.

Na poziomie zarządzania: struktura i przegląd. SJT wie, jakie naruszenia się zdarzają, jak często i u kogo. Każde omówienie przebiega według tego samego schematu, a każde naruszenie wraz z odpowiedzią kierowcy trafia do jednej dokumentacji. Gdy zjawia się ILT, SJT może pokazać nie proces na papierze, lecz proces, który naprawdę działa.

Na poziomie kierowców: świadomość. Dostają wyjaśnienie na świeżo, a tachograf stał się tematem, o którym sami myślą. Angażują się i coraz częściej sami zgłaszają uwagi. Największe pierwsze korzyści? Błędy, co do których kierowcy byli przekonani, że robią wszystko jak należy.

Tom o podejściu

„Widać, że temat zaczyna żyć w firmie. Na początku dużo zyskujesz na rzeczach, o których ktoś myślał: przecież tak właśnie powinno się to robić. Takich sytuacji jest coraz mniej. A gdy wszyscy są już na pokładzie, staje się to po prostu normą. Moja rada dla innych przewoźników: uporządkujcie kontrolę po fakcie i trzymajcie się tego. Jak w reklamie: siła tkwi w powtarzaniu”.

- Tom Jeurissen, CEO i współwłaściciel SJT Venlo BV