Bax Transport Boskoop BV przeszedł od cotygodniowego drukowania raportów do cyfrowej obsługi naruszeń w Roadsoft i pozytywnych rozmów z kierowcami

Renate i Albert Bax wspólnie prowadzą Bax Transport Boskoop BV — firmę rodzinną z Boskoop, która wystartowała trzy lata temu i z czterema kierowcami realizuje przewozy krajowe i międzynarodowe. Na zatłoczonym i kosztownym rynku transportowym przeszli od czasochłonnej ręcznej obsługi do rutyny, w której Alex przejmuje pierwszą linię kontaktu, a kierowcy słyszą także o tym, co robią dobrze.

Firma rodzinna z Boskoop o zróżnicowanym profilu tras

Bax Transport Boskoop BV został założony trzy lata temu przez małżeństwo Renate i Alberta Bax, którzy doskonale uzupełniają się w codziennej pracy. Albert od dawna pracował w transporcie i zna tę branżę od podszewki, a Renate wcześniej prowadziła administrację w gospodarstwie hodowlanym, a niedawno zrobiła również prawo jazdy na samochód ciężarowy, żeby w razie potrzeby samej usiąść za kierownicą.

Wspólnie z czterema kierowcami realizują przewozy krajowe i międzynarodowe — i żaden tydzień nie wygląda tak samo. Jeden kierowca jeździ po kraju, inny obsługuje trasy międzynarodowe, a same trasy stale się zmieniają. Właśnie ta różnorodność sprawia, że kierowcom łatwiej o pomyłkę przy wprowadzaniu danych, dlatego jasne wskazówki, co należy wpisać przy każdej trasie, są tym ważniejsze.

Dużo danych, ale bez realnej kontroli, by coś z nimi zrobić

Rynek transportowy nie jest dziś łatwy. Koszty rosną, na drogach jest tłoczniej niż kiedykolwiek, a dla małej firmy rodzinnej pogodzenie niskich kosztów z przestrzeganiem wszystkich przepisów nie jest oczywiste. Zwłaszcza gdy dopiero budujesz swoją pozycję. W takich realiach nie możesz pozwolić sobie na niepotrzebną stratę czasu na ręczną pracę przy zgodności z przepisami.

Bax Transport trafił do Roadsoft dzięki audytowi zerowemu. W tamtym momencie firma korzystała z oprogramowania innego dostawcy, który dostarczał klucze do tachografów, ale poza tym oferował niewielki wgląd w dane. Dane wprawdzie spływały, brakowało jednak punktów zaczepienia do konkretnych działań wobec kierowców. Jak wielu przewoźników, Renate i Albert sądzili, że kwestię zgodności z przepisami o tachografach mają już całkiem dobrze poukładaną — dopóki audyt zerowy nie wskazał obszarów do poprawy, którymi mogli następnie zająć się wspólnie z Roadsoft.

Renate co tydzień drukowała wtedy raporty z naruszeniami, omawiała je po kolei z kierowcami i zbierała podpisy. Formalnie wszystko było zgodne z przepisami, ale zabierało to mnóstwo czasu.

Alex przejmuje pierwszą linię kontaktu i zostawia miejsce na pozytywne rozmowy

Renate korzysta teraz z Roadsoft co tydzień, realizując zadania w menedżerze zadań, a raporty, które wcześniej drukowała, obsługuje już w pełni cyfrowo w programie. Od niedawna wspiera ją Asystent WhatsApp Alex, który sam zwraca się do kierowców przy drobnych naruszeniach — takich jak dwie minuty przekroczenia czasu prowadzenia czy pięć minut jazdy za długo. Wiadomość przychodzi przez WhatsApp, czyli kanał, z którego kierowcy korzystają na co dzień i na który szybko odpowiadają po zakończeniu trasy.

Równie cenne jest to, że Renate i Albert widzą w Roadsoft także tych kierowców, którzy popełniają bardzo mało naruszeń. Mogą ich świadomie docenić i porozmawiać o tym, co robią dobrze — dzięki czemu zgodność z przepisami przestaje być wyłącznie rozmową o tym, co poszło źle, a staje się też rozmową o tym, co działa.

Na rynku, na którym liczy się każde euro i każda godzina, oznacza to bezpośrednio mniej pracy administracyjnej i mniejsze ryzyko wysokich kar. Roadsoft pomaga Bax Transport Boskoop BV przestrzegać wszystkich przepisów tak, aby obowiązki związane ze zgodnością nie rosły szybciej niż sama firma.

Renate o nowej rutynie

„Rozmowy z kierowcami są teraz przyjemniejsze i lżejsze. Alex przejmuje pierwszą linię kontaktu, a my widzimy w Roadsoft, kto popełnia jakie błędy — i kto radzi sobie naprawdę dobrze. Takich kierowców możemy wtedy nagrodzić."

— Renate Bax, współwłaścicielka Bax Transport Boskoop BV

‍