Windhorst: von zwei Stunden manueller Nachverfolgung pro Woche zu vollautomatischer, kontrollbereiter Compliance
Seit dem Umstieg auf den Digital Assistant läuft der Compliance-Prozess bei Windhorst im Hintergrund. Nico wirft ab und zu einen Blick aufs Dashboard und greift nur ein, wenn es nötig ist.
Full-Service-Logistik aus Hazerswoude
Windhorst ist ein Familienunternehmen mit langer Transportgeschichte. Vom Standort Hazerswoude aus bietet das Unternehmen komplette Logistiklösungen an, darunter Transporte nach Großbritannien und Irland sowie Lagerlogistik. Nico de Jong ist verantwortlich für das Tachographenmanagement von 19 Fahrzeugen und 25 Fahrern. Bei dieser Größenordnung kann man die Nachverfolgung von Verstößen nicht dem Zufall überlassen.
Die Herausforderung: eine Nachverfolgung, die nicht in den Tag passte
Mit dem Task Manager von Roadsoft hatte Nico bereits einen klaren Überblick über alle Verstöße. Aber die Nachverfolgung selbst war noch Handarbeit. Jede Woche legte er die Fahrergespräche auf den Donnerstag, seinen ruhigsten Tag. Er rief jeden Fahrer an, zog Tourenplanung und Aktivitätsdaten heran, um den Verstoß durchzugehen, ließ unterschreiben, scannte die Unterschrift ein, lud sie ins System hoch und dokumentierte alles in Roadsoft.
Das allein kostete rund zwei Stunden pro Woche. Und wenn es hektisch wurde, blieb es liegen. Fahrer kamen am Ende des Tages herein, Gespräche fanden zwischen Tür und Angel statt, und manchmal verging eine ganze Woche, bis überhaupt nachgefasst wurde. Dann waren die Details längst nicht mehr frisch.
"Das war mühsame Arbeit, wirklich mühsam. Ich habe nach einem System gesucht, bei dem ich mich nicht mehr selbst durch alles wühlen muss. Als ich gehört habe, dass der Digital Assistant diese Arbeit übernimmt, war ich sofort begeistert. So etwas nimmt man doch mit Kusshand."
- Nico de Jong, Fuhrparkleiter, Windhorst
Die Lösung: der Digital Assistant übernimmt
Als Roadsoft den Digital Assistant vorstellte, stieg Nico ins Beta-Programm ein. Der Digital Assistant automatisiert die komplette Fahrernachverfolgung: Wird ein Verstoß erkannt, ruft er den Fahrer an, erklärt, was schiefgelaufen ist, nimmt dessen Rückmeldung auf und speichert die gesamte Interaktion als strukturierte Compliance-Daten. Die Einrichtung dauerte etwa 45 Minuten. Die Pilotfahrer bekamen eine kurze Einführung, und von da an lief es reibungslos.
Der Digital Assistant ruft die Fahrer jetzt automatisch am Tag nach einem erkannten Verstoß an, erklärt, was passiert ist, nimmt ihre Rückmeldung auf und dokumentiert das gesamte Gespräch als Transkript. Keine Gesprächstermine mehr, keine eingescannten Unterschriften, kein Hochladen, kein Berichteschreiben. Alles wird als strukturierte Compliance-Daten gespeichert, jederzeit bereit für eine Prüfung durch die Kontrollbehörde.
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