Bax Transport Boskoop BV ging van wekelijks rapporten printen naar digitale opvolging met Roadsoft en positieve coaching van chauffeurs

Renate en Albert Bax runnen samen Bax Transport Boskoop BV, een familiebedrijf uit Boskoop dat drie jaar geleden startte en met vier chauffeurs zowel nationale als internationale ritten verzorgt. In een drukke en dure transportmarkt maakten ze de stap van intensieve handmatige opvolging naar een routine waarin Alex de eerste laag opvangt en chauffeurs juist ook op wat ze goed doen worden aangesproken.

Familiebedrijf uit Boskoop met een afwisselend ritten-profiel

Bax Transport Boskoop BV is drie jaar geleden opgericht door het echtpaar Renate en Albert Bax, dat elkaar in de dagelijkse operatie goed aanvult. Albert werkte al langer in transport en kent die kant van binnenuit, terwijl Renate eerder de administratie deed in de veehouderij en recent ook haar vrachtwagenrijbewijs haalde, zodat ze zelf kan bijspringen achter het stuur.

Samen rijden ze met vier chauffeurs zowel nationaal als internationaal, en geen week ziet er hetzelfde uit. De ene chauffeur heeft een binnenlandse route, de andere zit op internationale ritten, en de routes wisselen mee. Juist die variatie maakt het voor chauffeurs makkelijker om een fout te maken bij het invoeren, waardoor duidelijke sturing op wat er per rit ingevoerd moet worden extra belangrijk is.

Veel data, maar niet de grip om er iets mee te doen

De transportmarkt is momenteel niet makkelijk te navigeren. Kosten lopen op, het is drukker op de weg dan ooit, en voor een klein familiebedrijf is de combinatie van kosten laag houden en aan alle regels blijven voldoen niet vanzelfsprekend. Zeker niet als je nog aan het opbouwen bent. In die realiteit kan je het je niet permitteren om onnodig tijd te verliezen aan compliance-werk dat handmatig blijft.

Bax Transport kwam via een 0-meting bij Roadsoft terecht. Op dat moment werkten ze met software van een andere leverancier die de tachograafsleutels uitleverde, maar verder weinig inzicht bood. De data kwam wel binnen, maar aanknopingspunten voor gerichte actie of coaching richting de chauffeurs ontbraken. Zoals veel vervoerders dachten Renate en Albert dat ze het tachograaf compliance stuk al redelijk voor elkaar hadden, tot de 0-meting toch verbeterpunten naar boven bracht die ze vervolgens samen met Roadsoft konden oppakken.

Renate printte destijds wekelijks de rapportages met overtredingen uit, besprak ze een voor een met de chauffeurs en liet ze ondertekenen. Formeel compliant, maar het kostte veel tijd.

Alex vangt de eerste laag op, met ruimte voor positief coachen

Renate gebruikt Roadsoft nu wekelijks om taken weg te werken via de Taakmanager, en waar ze eerst rapportages printte doet ze dat inmiddels volledig digitaal in de software. Sinds kort komt daar de WhatsApp Assistent Alex bij, die de chauffeurs zelf aanspreekt bij kleine overtredingen zoals twee minuten over rijtijd of vijf minuten te lang doorrijden. De boodschap komt binnen via WhatsApp, een kanaal dat de chauffeurs dagelijks gebruiken en waar ze na de rit snel op reageren.

Wat net zo veel oplevert, is dat Renate en Albert via Roadsoft ook zien welke chauffeurs juist heel weinig overtredingen maken. Die kunnen ze bewust waarderen en aanspreken op wat ze goed doen, waardoor compliance niet alleen een gesprek wordt over wat misging maar ook over wat werkt.

In een markt waar elke euro en elk uur telt, betekent dat direct minder overhead en minder risico op hoge boetes. Roadsoft helpt Bax Transport Boskoop BV om aan alle regels te blijven voldoen zonder dat de compliance-taak buiten proportie groeit met de operatie.

Renate over de nieuwe routine

"De chauffeursgesprekken zijn nu leuker en luchtiger. Alex vangt de eerste laag op, wij zien in Roadsoft wie welke fouten maakt en juist ook wie het heel goed doet. Die chauffeurs kunnen we dan belonen."

- Renate Bax, mede-eigenaar Bax Transport Boskoop BV

‍

‍