ERRU i utrata dobrej reputacji przewoźnika: jak działa rejestr, jak szybko przybywa naruszeń i co możesz zrobić

Zapomniany wpis manualny po weekendzie, brak symbolu państwa, przerwa rozpoczęta kilka minut za późno. To drobne błędy, ale jeśli kierowca dostanie za nie mandat podczas kontroli, mogą trafić do rejestru. Tam sumują się przez dwa lata, w całej Europie, i obciążają zarówno firmę, jak i zarządzającego transportem. Na końcu tej drogi jest utrata dobrej reputacji, a wraz z nią zezwolenia.

Kłopoty rzadko zaczynają się od jednego dużego naruszenia. Zwykle składają się na nie drobne błędy, które co tydzień komuś się przytrafiają. A gdy dochodzi do postępowania w sprawie dobrej reputacji, pytanie nie brzmi „czy były naruszenia”, tylko „co z nimi zrobiłeś”.

Czym są ERRU i KREPTD?

ERRU to European Register of Road Transport Undertakings, czyli europejski system rejestrów przedsiębiorców transportu drogowego. Za jego pośrednictwem państwa UE wymieniają dane o przewoźnikach, w tym o poważnych naruszeniach. W uproszczeniu to coś w rodzaju europejskiego rejestru karnego firm transportowych.

Każde państwo członkowskie prowadzi własny rejestr krajowy połączony z siecią europejską. W Polsce jest to Krajowy Rejestr Elektroniczny Przedsiębiorców Transportu Drogowego (KREPTD), prowadzony przez Głównego Inspektora Transportu Drogowego (GITD). KREPTD zawiera m.in. ewidencję poważnych naruszeń, które w ciągu ostatnich dwóch lat doprowadziły do skazania lub nałożenia sankcji, wraz z datą naruszenia, datą kontroli i państwem, w którym je stwierdzono.

W Polsce w tym systemie działa kilka organów:

• Inspekcja Transportu Drogowego (ITD), a także Policja, Straż Graniczna i inne służby, kontrolują przewozy i przekazują informacje o naruszeniach do KREPTD
• GITD prowadzi KREPTD, jest krajowym punktem kontaktowym ERRU i wydaje licencje wspólnotowe
• Starosta (albo GITD, jeśli to on wydał zezwolenie) prowadzi postępowanie w sprawie dobrej reputacji i decyduje o zezwoleniu na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego

Skąd się wziął ten system? Rozporządzenie (WE) nr 1071/2009 wymaga, by przewoźnik i zarządzający transportem mieli dobrą reputację. Kto popełnia zbyt wiele poważnych naruszeń, może ją utracić. Dzięki ERRU naruszenie stwierdzone we Francji liczy się tak samo jak naruszenie w Polsce.

Jakie naruszenia się liczą?

Nie każde naruszenie się liczy. Rozporządzenie (UE) 2016/403 dzieli naruszenia przepisów UE na trzy kategorie, a ustawa o transporcie drogowym posługuje się tym samym podziałem:

• Poważne naruszenie (PN)
• Bardzo poważne naruszenie (BPN)
• Najpoważniejsze naruszenie (NN)

Nie chodzi tylko o tachograf. Na liście są też naruszenia dotyczące czasu prowadzenia pojazdu, przerw i okresów odpoczynku, przeciążenia, stanu technicznego pojazdu, przewozu towarów niebezpiecznych oraz wymaganych dokumentów.

Najpoważniejsze naruszenia wymienia załącznik IV do rozporządzenia 1071/2009. W obszarze tachografu i czasu jazdy to m.in.:

• przekroczenie maksymalnego 6-dniowego lub dwutygodniowego czasu prowadzenia pojazdu o 25% lub więcej
• przekroczenie maksymalnego dziennego czasu prowadzenia pojazdu o 50% lub więcej bez przerwy lub bez nieprzerwanego odpoczynku trwającego co najmniej 4,5 godziny
• brak tachografu, posiadanie lub używanie urządzenia do fałszowania zapisów, fałszowanie danych z tachografu lub karty kierowcy
• jazda na sfałszowanej karcie kierowcy lub na karcie, której kierowca nie jest posiadaczem

Liczy się dopiero prawomocna sankcja

Naruszenie trafia do KREPTD dopiero wtedy, gdy decyzja o nałożeniu kary pieniężnej stanie się wykonalna albo mandat karny się uprawomocni. Pod uwagę bierze się naruszenia z ostatnich dwóch lat.

Naruszenie widoczne tylko w twoim programie do analizy danych z tachografu nie trafia więc do rejestru. Liczą się kary nałożone podczas kontroli drogowej (także takiej, do której pojazd wytypowano zdalnie) lub kontroli w przedsiębiorstwie.

Kary z zagranicy też się liczą

ERRU działa w całej UE. Jeśli twój kierowca dostanie karę we Francji, w Niemczech czy w Belgii i kara się uprawomocni, informacja o naruszeniu trafi przez ERRU do GITD. Ustawa o transporcie drogowym wprost przewiduje, że prawomocna kara nałożona w innym państwie UE lub EFTA może być podstawą wszczęcia postępowania w sprawie dobrej reputacji (art. 7d ust. 1 pkt 2c). Zdarza się przy tym, że o karze dowiadujesz się dopiero po wielu miesiącach.

W praktyce nie wszystkie państwa przekazują dane równie aktywnie. Według Kevina Vierhouta (ITL Attorneys), holenderskiego adwokata specjalizującego się w prawie transportowym, szczególnie aktywne są Holandia, Francja i kraje skandynawskie.

Jak szybko przybywa naruszeń: próg na pojazd i rok

Najbardziej zdradliwe jest to, że rzadko chodzi o duże naruszenia. Najszybciej przybywa drobnych błędów, które się powtarzają.

W Polsce nie ma systemu punktów karnych dla przewoźników. Zamiast tego stosuje się próg z załącznika II do rozporządzenia 2016/403:

• 3 poważne naruszenia (PN) na pojazd na rok są równoważne 1 bardzo poważnemu naruszeniu (BPN)
• 3 bardzo poważne naruszenia (BPN) na pojazd na rok prowadzą do wszczęcia postępowania w sprawie dobrej reputacji

Liczba naruszeń na pojazd to średnia: łączna liczba naruszeń danej kategorii podzielona przez średnią liczbę pojazdów używanych w roku.

Ostrzeżenie i wypisy z licencji wspólnotowej

Dla posiadaczy licencji wspólnotowej ustawa przewiduje dodatkowo wieloetapową procedurę (art. 15a):

1. Ostrzeżenie. Trzy poważne naruszenia lub jedno bardzo poważne naruszenie w przeliczeniu na pojazd na rok powodują, że GITD wydaje ostrzeżenie
2. Cofnięcie wypisów. Drugie bardzo poważne naruszenie w ciągu roku od ostrzeżenia skutkuje decyzją, której treść zależy od liczby posiadanych wypisów (zobacz poniżej)
3. Postępowanie w sprawie dobrej reputacji. Trzecie bardzo poważne naruszenie w ciągu roku od ostrzeżenia oznacza wszczęcie postępowania

Skutki drugiego bardzo poważnego naruszenia, w zależności od liczby wypisów z licencji:

• 1 wypis: zawieszenie wydawania dodatkowych wypisów na 6 miesięcy
• od 2 do 10 wypisów: cofnięcie 1 wypisu na 3 miesiące i zawieszenie wydawania dodatkowych wypisów na 6 miesięcy
• powyżej 10 wypisów: cofnięcie 20% wypisów na 3 miesiące i zawieszenie wydawania dodatkowych wypisów na 6 miesięcy

Ostrzeżenie uznaje się za niebyłe po upływie roku.

Zwykły poniedziałkowy poranek

Kierowca po weekendowym odpoczynku wsiada do ciężarówki, chce jak najszybciej ruszyć i w pośpiechu przeklikuje menu tachografu. Zapomina o wpisie manualnym i o symbolu państwa. Jeśli później w tym tygodniu trafi na kontrolę, firma ma na koncie od razu dwa naruszenia. W małej firmie z kilkoma pojazdami wystarczy, że taki poranek powtórzy się kilka razy w roku u różnych kierowców, a średnia szybko zbliży się do progu ostrzeżenia.

Kierowcy nie popełniają tych błędów celowo. Obsługa tachografu wymaga wielu czynności, często wcześnie rano i pod presją czasu. Właśnie dlatego warto wiedzieć, które błędy najczęściej powtarzają się w twojej firmie.

Trzy rzeczy, o których warto pamiętać

• Naruszenia liczą się przez dwa lata. Ważne jest to, co nagromadziło się w tym okresie
• Naruszenia różnych kierowców sumują się w jeden wynik dla firmy
• Skutki dotyczą firmy i zarządzającego transportem. Podstawą wszczęcia postępowania wobec firmy może być także mandat karny, który jej kierowca dostał za najpoważniejsze naruszenie. Zatrudnienie nowego zarządzającego transportem nie kasuje naruszeń przypisanych firmie

Jak sprawdzić swoje dane w KREPTD?

Nie musisz czekać na pismo z urzędu. Dane podstawowe (nazwa firmy, NIP, status zezwolenia i licencji, zarządzający transportem) są publicznie dostępne na stronie kreptd.gitd.gov.pl.

Pełne dane, w tym ewidencję naruszeń, możesz uzyskać na wniosek. Ustawa stanowi, że dane z rejestru udostępnia się także osobie, której one dotyczą (art. 82j ust. 4). Wniosek złożysz przez ePUAP: usługa „KREPTD - wniosek o udostępnienie danych dla osoby, której dane dotyczą”.

Nasza rada: sprawdź swoje dane, zanim przyjdzie jakiekolwiek pismo, a potem rób to regularnie. Wtedy będziesz wiedzieć, na czym stoisz, i nic cię nie zaskoczy.

Kara na drodze: zapłacić od razu czy wpłacić kaucję?

Wiele naruszeń stwierdza się podczas kontroli drogowych. W Polsce kierowca może przyjąć mandat karny albo odmówić jego przyjęcia. W drugim przypadku sprawa trafia do sądu. Przyjęty mandat od razu się uprawomocnia, a jeśli dotyczy poważnego, bardzo poważnego lub najpoważniejszego naruszenia, trafia do KREPTD.

Za granicą kierowca często staje przed wyborem: zapłacić karę od razu albo wpłacić kaucję. Kusi, żeby zapłacić i jechać dalej. To zrozumiałe, ale ma swoje konsekwencje. Jak wyjaśnia Kevin Vierhout, w wielu krajach wygląda to tak:

• Zapłata od razu oznacza akceptację kary. Kara staje się prawomocna i może trafić do rejestru
• Wpłata kaucji pozwala kierowcy jechać dalej, ale nie oznacza automatycznie zgody na karę. Firma zachowuje wtedy możliwość jej zaskarżenia

Szczegóły zależą od kraju. Funkcjonariusze często namawiają do natychmiastowej zapłaty, dlatego ustal z kierowcami z wyprzedzeniem, jak mają postępować. Kierowcy powinni wiedzieć, że mogą od razu zaznaczyć, iż firma zamierza zaskarżyć karę. Zaskarżyć można każdą karę, a to, czy skarga ma szanse powodzenia, zależy od konkretnej sprawy.

Kiedy grozi utrata dobrej reputacji: od naruszeń do postępowania

Gdy próg zostanie przekroczony albo pojawi się najpoważniejsze naruszenie, organ wszczyna postępowanie administracyjne w sprawie dobrej reputacji (art. 7d ustawy o transporcie drogowym). Nie chodzi już o mandat, tylko o to, czy firma i zarządzający transportem są wystarczająco wiarygodni, by wykonywać przewozy.

Uwaga: postępowanie w sprawie dobrej reputacji to coś innego niż zwykła kontrola. Kontrole drogowe i kontrole w przedsiębiorstwie mogą odbyć się w każdej chwili. ITD korzysta też ze zdalnego odczytu tachografów (DSRC), który pozwala pobierać dane z jadących pojazdów i typować ciężarówki do kontroli. Takie kontrole mogą skończyć się karą, a więc i wpisem do rejestru.

Jak przebiega postępowanie

1. Wszczęcie postępowania. Organ, który wydał zezwolenie (starosta lub GITD), weryfikuje sposób i warunki wykonywania transportu drogowego
2. Ocena proporcjonalności. Organ bada m.in., czy liczba naruszeń jest nieznaczna w stosunku do liczby kierowców i skali przewozów, oraz czy w firmie wdrożono procedury zapobiegające naruszeniom
3. Decyzja. Organ stwierdza utratę dobrej reputacji, jeśli uzna to za proporcjonalną reakcję, albo stwierdza, że dobra reputacja pozostaje nienaruszona
4. Środki odwoławcze. Od decyzji przysługują środki zaskarżenia przewidziane w postępowaniu administracyjnym, a następnie skarga do sądu administracyjnego

Możliwe skutki

• Brak skutków, jeśli organ uzna, że dobra reputacja pozostaje nienaruszona
• Zawieszenie zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego do czasu zastosowania środka rehabilitacyjnego. Wykonywanie przewozów w tym czasie jest równoznaczne z przewozem bez zezwolenia
• Cofnięcie zezwolenia lub licencji wspólnotowej
• Uznanie zarządzającego transportem za niezdolnego do kierowania operacjami transportowymi. Musi on w ciągu 7 dni zwrócić certyfikat kompetencji zawodowych. Zdolność do kierowania operacjami transportowymi można odzyskać najwcześniej po roku, po odbyciu co najmniej trzymiesięcznego szkolenia lub zdaniu egzaminu

Co liczy się w postępowaniu: to musisz umieć wykazać

To najważniejsza część tego poradnika. Przekroczenie progu nie oznacza automatycznie utraty dobrej reputacji. Organ musi ocenić proporcjonalność, a ustawa wprost nakazuje mu zbadać, „czy w przedsiębiorstwie podjęto działania mające na celu wdrożenie prawidłowej dyscypliny pracy lub wdrożono procedury zapobiegające powstawaniu naruszeń” (art. 7d ust. 4 pkt 2).

Podobna zasada dotyczy kar pieniężnych nakładanych na firmę. Kary za naruszenie czasu prowadzenia pojazdu, przerw i odpoczynku nie nakłada się, jeśli przewoźnik zapewnił właściwą organizację i dyscyplinę pracy oraz prawidłowe zasady wynagradzania (art. 92b). Odpowiada to obowiązkom z art. 10 rozporządzenia 561/2006: organizować pracę kierowców, odpowiednio ich instruować i regularnie kontrolować przestrzeganie przepisów.

Co to oznacza w praktyce

• Analiza danych z tachografu. Czy twoje dane są kompletne i czy regularnie je przeglądasz?
• Rozmowy z kierowcami po naruszeniach. Czy omawiasz naruszenia z kierowcami i zapisujesz, co ustaliliście? Formę wybierasz sam. Ważne, żeby dało się to wykazać
• Wsparcie dla kierowców. Na przykład podręcznik kierowcy opisujący zasady pracy z tachografem obowiązujące w firmie
• Jasne konsekwencje. Nie muszą oznaczać zwolnienia. Może to być mniej nadgodzin albo inne trasy dla kierowcy, który wciąż popełnia to samo naruszenie. Ważne, żeby takie zasady były ustalone
• Rola zarządzającego transportem. Może delegować zadania, ale podział obowiązków musi być opisany i udokumentowany, a nadzór nadal należy do niego

Wszystko sprowadza się do trzech filarów przestrzegania przepisów: odczytu danych, ich analizy i rozmów z kierowcami. Z pierwszymi dwoma większość firm radzi sobie dobrze. Trzeci filar, czyli udokumentowane działania wobec kierowców, to w postępowaniu najczęstszy słaby punkt. Niemal każda firma rozmawia z kierowcami, ale nie każda potrafi to udowodnić.

Zaangażuj w to kierowców. Wielu z nich jest dumnych z firmy, w której pracują. Wyjaśnij im, że rzetelne rejestrowanie czynności na tachografie chroni tę firmę, a zobaczysz, że chętniej będą współpracować.

Co możesz zrobić już dziś?

1. Sprawdź swoje dane w KREPTD. Złóż wniosek przez ePUAP. Będziesz wiedzieć, na czym stoisz i jaki masz zapas do progu
2. Znajdź powtarzające się błędy. Przejrzyj dane z tachografu z ostatnich trzech miesięcy i sprawdź, które naruszenia występują najczęściej. Zwykle to te same: wpis manualny, symbol państwa, przerwa
3. Ustal z kierowcami, co robić przy karze na drodze. Czy płacić od razu, czy wpłacić kaucję, i do kogo dzwonić w razie wątpliwości
4. Udokumentuj działania wobec kierowców. Omów każde naruszenie, zapisz ustalenia i sprawdzaj, czy sytuacja się poprawia. Można to robić ręcznie, ale zajmuje to dużo czasu. Dzięki WhatsApp Assistant od Roadsoft kierowca dzień po naruszeniu otrzymuje na WhatsAppie wyjaśnienie z krótkim filmem, a jego odpowiedź automatycznie trafia do dokumentacji
5. Traktuj każde ostrzeżenie i pismo poważnie. Sprawdź dane, a w razie wątpliwości poproś o ocenę prawnika specjalizującego się w prawie transportowym

Najważniejsze wnioski

• Problemy rzadko zaczynają się od dużego naruszenia: drobne błędy sumują się niepostrzeżenie
• Do KREPTD trafiają poważne, bardzo poważne i najpoważniejsze naruszenia, dopiero po uprawomocnieniu się kary
• Kary z innych państw UE liczą się tak samo jak kary nałożone w Polsce
• Polska nie ma punktów karnych: liczy się próg na pojazd na rok i procedura ostrzeżeń z art. 15a
• Natychmiastowa zapłata za granicą sprawia, że kara staje się prawomocna; kaucja zachowuje możliwość zaskarżenia
• Utrata dobrej reputacji nie następuje automatycznie: organ musi ocenić proporcjonalność
• W postępowaniu najważniejsze jest wykazanie, że organizujesz pracę, instruujesz kierowców i regularnie kontrolujesz przestrzeganie przepisów

Ryzykiem nie jest pojedynczy mandat, tylko suma naruszeń

Pojedynczy mandat boli, ale szybko się o nim zapomina. Naruszenia w rejestrze sumują się, są widoczne w całej Europie i w końcu mogą zagrozić twojemu zezwoleniu. Jeśli wiesz, jak przybywa naruszeń, poważnie traktujesz każde pismo i potrafisz pokazać, co robisz z naruszeniami, masz sytuację pod kontrolą. A jeśli postępowanie jednak zostanie wszczęte, jesteś w mocnej pozycji.

Chcesz udokumentować rozmowy z kierowcami bez poświęcania na to godzin co tydzień? Zobacz, jak WhatsApp Assistant wyjaśnia kierowcy naruszenie i automatycznie zapisuje rozmowę.