Tachograafwetgeving en je hardware: de eisen aan je tachograaf

De meeste vervoerders die met tachograafregels werken denken aan één ding: rij- en rusttijden. Hoe lang mag iemand rijden, wanneer is een pauze verplicht, hoeveel uur rust. Logisch, dat is waar de meeste boetes om gaan. Maar de tachograafwetgeving gaat over meer dan dat. Er staan ook eisen in over de tachograaf zelf, de installatie, de kalibratie en de documentatie eromheen. En precies daar struikelt een groep bedrijven die hun data wel op orde heeft. Hun rij- en rusttijden kloppen, hun analyses lopen, hun gesprekken met chauffeurs zijn vastgelegd. En tóch krijgen ze bij een ILT-controle een boete. Niet om wat erin staat, maar om wat eromheen ontbreekt.

In deze gids lopen we de hardware-kant van de tachograafwetgeving door: wat de wetgeving eist aan de tachograaf zelf, welke deadlines er in 2025 en 2026 lopen, en waar de ILT extra naar kijkt.

Wat regelt de tachograafwetgeving eigenlijk over hardware?

"Tachograafwetgeving" is een verzamelnaam. Eén Nederlandse "tachograafwet" bestaat er niet. Wat eronder valt:

• Verordening (EG) nr. 561/2006 — Europese regels voor rij- en rusttijden
• Verordening (EU) 165/2014 — Europese regels voor de tachograaf zelf: de voertuigunit, de bestuurderskaart, de installatie en de kalibratie
• Arbeidstijdenwet (Atw) — Nederlandse arbeidstijdenwetgeving die ook voor chauffeurs geldt
• Arbeidstijdenbesluit vervoer (Atb-v) — Nederlandse uitwerking specifiek voor transport
• AETR-verdrag — voor internationaal vervoer naar landen buiten de EU

Voor de hardware-kant is Verordening (EU) 165/2014 het meest relevant. Het is dat stuk dat vaak buiten beeld blijft, omdat 561/2006 (rij- en rusttijden) de meeste aandacht trekt.

In de praktijk dekt 165/2014 vier dingen:

1. Welk type tachograaf je voertuig moet hebben. Afhankelijk van bouwjaar en gebruik is dat een digitale tachograaf, een Smart Tachograaf (generatie 1), of de Smart Tachograaf 2 (G2V2). Vanaf augustus 2025 verplicht de ILT vrachtwagens boven 3.500 kilo om over te stappen op de tweede generatie slimme tachograaf.
2. Wie de tachograaf mag inbouwen en kalibreren. Alleen door de RDW erkende werkplaatsen mogen tachografen installeren, ijken, plomberen en repareren. Een algemene garage volstaat niet.
3. Hoe vaak de tachograaf opnieuw geijkt moet worden. De wettelijke kalibratieperiode is twee jaar. Daarnaast moet kalibratie plaatsvinden bij elke wijziging die de werking beïnvloedt: nieuwe banden, een andere achterbrug, een gewijzigd voertuigidentificatienummer.
4. Welke documentatie je moet bewaren. Het ijkrapport, het kalibratiecertificaat, de installatieverklaring. Voor de ILT zijn deze papieren bewijs dat je tachograaf valide werkt.

Dit is de hardware-kant van de wetgeving. Geen rij- en rusttijden, geen overtredingsanalyse. Geen data. Alleen de tachograaf zelf en wat eromheen hoort.

Wat schrijft de tachograafwetgeving voor over installatie en plombering?

Een nieuwe tachograaf installeren is geen monteurswerk dat je laat doen waar het uitkomt. Verordening (EU) 165/2014 stelt drie harde eisen aan de installatie.

Eerst: alleen erkende werkplaatsen. In Nederland is dat een werkplaats die door de RDW een erkenning heeft gekregen om tachografen in te bouwen, te kalibreren en te plomberen. Je vindt de erkende werkplaatsen via het openbare register van de RDW. Een onerkende installatie maakt de tachograaf juridisch ongeldig, ook als hij technisch werkt.

Daarna: plombering. Na installatie of kalibratie wordt de tachograaf verzegeld met een plombe. Die plombe maakt duidelijk dat er sinds de laatste ijking niet aan de tachograaf is gesleuteld. Wordt de plombe gebroken, dan moet je dat melden en de tachograaf opnieuw laten ijken. Een gebroken plombe die niet hersteld is, telt voor de ILT als manipulatie-indicator.

Tot slot: de installatieverklaring. Bij de installatie krijgt het voertuig een document waarin staat wanneer de tachograaf is ingebouwd, door welke werkplaats, en wat de instellingen zijn (zoals bandenmaat en achterbrug). Dit document hoort in het voertuig of in de bedrijfsadministratie aanwezig te zijn. Bij een wegcontrole kan een ILT-inspecteur ernaar vragen.

De gedachte achter deze drie eisen is simpel: een tachograaf is alleen betrouwbaar als er een duidelijke geschiedenis is van wie er aan heeft gewerkt en wanneer. Zonder dat is de registratie juridisch niets waard.

Wanneer moet je tachograaf opnieuw geijkt worden?

De wettelijke kalibratieperiode is twee jaar. Elke twee jaar moet de tachograaf bij een door de RDW erkende werkplaats binnen voor een volledige ijking. Bij die ijking wordt gecontroleerd of de tachograaf nog accuraat registreert, of de plombering intact is, en of de software up-to-date is. Daarna krijgt de tachograaf een nieuwe plombe en wordt het kalibratiecertificaat afgegeven.

Naast deze tweejaarlijkse ijking is er een tweede regel: kalibratie bij elke wijziging die de werking beïnvloedt. Dat klinkt vaag, maar in de praktijk zit het op concrete dingen.

• Nieuwe bandenmaat (de tachograaf rekent met de oude bandomtrek).
• Een andere achterbrug of aandrijfverhouding.
• Wijziging van het kenteken.
• Wijziging van het voertuigidentificatienummer (VIN).

Wie hier overheen kijkt, rijdt rond met een tachograaf die fout meet. De data klopt niet, en daarmee klopt ook geen enkele rij- of rusttijdenberekening die je vervolgens met die data doet. Dit is exact het soort fout dat een bedrijf bij een ILT-controle of digitale bedrijfsinspectie boven water krijgt: kloppende administratie, op een tachograaf die technisch niet meer voldoet.

Wat verandert er voor je hardware in 2025 en 2026?

De ILT zet in 2026 expliciet meer in op het juist gebruik van de tachograaf. Dat staat letterlijk in het ILT Jaarplan 2026: het toezicht verschuift van rij- en rusttijden naar de tachograaf zelf en hoe hij wordt gebruikt. Drie veranderingen verdienen aandacht.

Smart Tachograaf 2 verplichting. Vanaf augustus 2025 moeten bestaande voertuigen die zwaarder zijn dan 3.500 kilo hun tachograaf vervangen door een tweede generatie slimme tachograaf, zoals de ILT in het Jaarplan 2026 expliciet aankondigt. De Smart Tachograaf 2 verschilt op een aantal punten van zijn voorganger: hij registreert continu de locatie van het voertuig, hij ondersteunt OSNMA (een beveiligde satellietauthenticatie die manipulatie via gps-spoofing tegengaat), en hij is uitleesbaar op afstand via een DSRC-verbinding. Voor het bedrijf betekent dat: een vervangingsproject inplannen, en niet wachten tot de eerstvolgende ijking voorbij is.

Remote uitleesapparatuur in de handhaving. De ILT heeft in 2023 een pilot gedraaid met remote uitleesapparatuur (REDCR) waarmee tachograafgegevens van rijdende vrachtwagens kunnen worden gelezen zonder fysieke staandehouding. In 2024 zijn de eerste systemen aangeschaft. De inspecteur kan onderweg al zien of de tachograaf rijtijden registreert en of er een bestuurderskaart actief is. Wie nu nog rondrijdt met een tachograaf die niet up-to-date is, wordt zichtbaar zonder dat hij wordt staande gehouden.

De Manipulatie Expert Groep. RDW, politie en ILT werken sinds 2025 samen in een gezamenlijke groep tegen tachograafmanipulatie. Het Jaarplan 2026 noemt deze samenwerking expliciet. Voor bedrijven betekent dit: detectie wordt sneller en consequenties zwaarder, omdat meerdere instanties data delen. Een gemiste plombe, een gemanipuleerde tachograaf of een verdacht patroon valt sneller op.

Wie zijn tachograafhardware op orde heeft, voelt deze veranderingen nauwelijks. Wie de tachograafadministratie nooit heeft uitgewerkt, gaat het in 2026 zien.

Wat checkt de ILT bij een controle aan je hardware?

Een ILT-controle valt niet meteen op je data. Vaak begint hij bij de tachograaf zelf. Vier dingen zijn de standaard checks tijdens een wegcontrole.

Werkt de tachograaf? De eerste vraag is of de tachograaf überhaupt aan staat en registreert. Een uitgevallen tachograaf is onmiddellijk een overtreding, ook als de chauffeur er niets aan kan doen.

Is de plombe intact? De inspecteur kijkt naar de plombe op de tachograaf. Is die gebroken, dan volgt vrijwel altijd nader onderzoek. Een gebroken plombe zonder direct daarop volgende her-ijking is voor de ILT een manipulatie-indicator.

Wat staat er op de ijkdatum-sticker? De sticker met de laatste kalibratiedatum moet zichtbaar in de cabine zitten. Is hij ouder dan twee jaar, dan rijdt het voertuig met een verlopen ijking en is dat een overtreding.

Welk type tachograaf zit erin? Voor voertuigen boven 3.500 kilo die niet over een Smart Tachograaf 2 beschikken, is dit vanaf augustus 2025 reden voor handhaving. De inspecteur kan ter plekke beoordelen of het juiste type tachograaf is geïnstalleerd voor het gebruik van het voertuig.

Pas na deze hardware-checks volgt het uitlezen van de bestuurderskaart en de analyse van de rij- en rusttijden. Wie alleen op die laatste stap heeft voorbereid, mist de eerste vier.

Wat kun je deze week al doen?

Drie acties die je deze week in beeld kunt brengen, zonder grote investering.

Eén: maak een tachograafoverzicht van je wagenpark. Per voertuig: welk type tachograaf zit erin (analoog, digitaal, Smart Tachograaf 1, Smart Tachograaf 2), wanneer was de laatste ijking, en wanneer staat de volgende gepland. Een eenvoudige spreadsheet volstaat. Het geeft direct beeld waar je administratie risico loopt.

Twee: check de planning bij je erkende werkplaats. Voor voertuigen waar de Smart Tachograaf 2-verplichting binnenkort speelt (boven 3.500 kilo zonder Smart Tachograaf 2), bel een door de RDW erkende werkplaats voor een planningsindicatie. Wachttijden lopen op naarmate meer bedrijven dezelfde verplichting hebben.

Drie: trek de installatie- en kalibratiecertificaten uit je archief. Of ze überhaupt aanwezig zijn, en op welke datum ze verlopen. Bij een ILT-controle of digitale bedrijfsinspectie moet je deze documenten kunnen overleggen. Dat is geen documentatieklus voor later, dat is een controle-vereiste.

Bij Roadsoft delen we deze kennis omdat we vinden dat elke vervoerder vrije toegang verdient tot goede informatie over tachograafnaleving. Ook als je geen klant bij ons bent.

Belangrijkste punten

De kern in zes punten:

• Tachograafwetgeving is een verzamelnaam: Europese verordeningen (EG) nr. 561/2006 (rij- en rusttijden) en (EU) 165/2014 (de tachograaf en de hardware), aangevuld met de Nederlandse Arbeidstijdenwet en het Arbeidstijdenbesluit vervoer
• Naast data-eisen stelt de wetgeving eisen aan het type tachograaf, de installatie door erkende werkplaatsen, de plombering en de tweejaarlijkse ijking
• Vanaf augustus 2025 zijn voertuigen boven 3.500 kilo verplicht een tweede generatie slimme tachograaf (Smart Tachograaf 2) te hebben; de ILT ziet hierop toe
• Een ILT-controle begint vaak bij de tachograaf zelf (werkt hij, is de plombe intact, is de ijking actueel, is het juiste type geïnstalleerd) en pas daarna bij de data
• De ILT zet in 2026 expliciet in op juist gebruik van de tachograaf, op remote uitleestechnologie, en op de Manipulatie Expert Groep met RDW en politie
• Wie een tachograafoverzicht heeft, kalibratiecertificaten kan overleggen en de Smart Tachograaf 2 op tijd laat installeren, voorkomt dat een data-controle stukloopt op een hardware-gat