Hoe vraag je een bestuurderskaart aan voor je chauffeurs?

Per 1 juli 2026 moet elke chauffeur die internationaal of in cabotage rijdt met een voertuig boven 2.500 kg TMM beschikken over een geldige bestuurderskaart. Die kaart vraagt de chauffeur zelf aan, niet het bedrijf. Dat klinkt eenvoudig, maar de gemiddelde levertijd is vier weken en rondom de deadline loopt die termijn op. Bedrijven die dit in juni proberen te regelen, lopen het risico dat hun chauffeurs op 1 juli niet kunnen rijden. En dat is een probleem dat je niet achteraf kunt oplossen.

Welke tachograafkaarten heb je als bedrijf nodig?

Er bestaan vier soorten tachograafkaarten, maar als nieuw tachograafgebruiker zijn er twee die jij moet regelen: de bestuurderskaart en de bedrijfskaart. De andere twee, de werkplaatskaart en de controlekaart, zijn voorbehouden aan erkende werkplaatsen en handhavingsinstanties.

De bestuurderskaart is de persoonlijke kaart van de chauffeur. Hij registreert rijden, werk, beschikbaarheid en rust, slaat de activiteiten van de afgelopen 56 dagen op en gaat altijd mee met de chauffeur, niet met het voertuig. Rijdt een chauffeur in drie verschillende bestelbussen? Hij neemt zijn eigen kaart mee in elk voertuig. De kaart is vijf jaar geldig. Zonder geldige bestuurderskaart mag een chauffeur het voertuig niet in gebruik nemen voor internationaal transport.

De bedrijfskaart is de kaart van de onderneming. Je hebt hem nodig voor twee dingen. Eerst voor de lock-in: het koppelen van de tachograaf aan jouw bedrijf direct na installatie. En daarna voor het periodiek downloaden van de tachograafdata uit je voertuigen. Zonder bedrijfskaart kun je niet aan je wettelijke downloadplicht voldoen.

Hoe vraag je een bestuurderskaart aan?

Alle tachograafkaarten in Nederland worden aangevraagd via Kiwa Register op kiwaregister.com/nl. De aanvraag voor de bestuurderskaart doet de chauffeur zelf, met een geldig identiteitsbewijs, een rijbewijs en een pasfoto. Het bedrijf kan deze aanvraag niet namens de chauffeur indienen.

Dit is het onderdeel waar het in de praktijk het vaakst mis gaat bij bedrijven met meerdere chauffeurs: jij als werkgever hebt geen directe controle over het tempo. Je kunt je chauffeurs aansporen, maar de handeling ligt bij hen. Een bedrijf met tien internationale chauffeurs heeft tien afzonderlijke aanvragen nodig, door tien verschillende mensen, ieder met hun eigen planning en prioriteiten.

Wat je kunt doen: stel een interne deadline in van uiterlijk zes weken vóór 1 juli 2026 en communiceer die expliciet. Vier weken productie plus twee weken marge is het minimum. Maak er een actiepunt van in de werkbespreking en vraag bevestiging zodra een chauffeur de aanvraag heeft ingediend.

Na indiening ontvangt de chauffeur een bevestiging van Kiwa Register, waarna de kaart per post wordt verstuurd.

Hoe vraag je een bedrijfskaart aan?

De bedrijfskaart vraag je als onderneming aan via hetzelfde Kiwa Register. Je hebt nodig: de KvK-gegevens van het bedrijf, de naam en gegevens van de bevoegde vertegenwoordiger (veelal de eigenaar of directeur) en een geldig identiteitsbewijs van die vertegenwoordiger. De kosten bedragen €141,57 inclusief btw, een door de overheid vastgesteld tarief. Controleer kiwaregister.com/nl voor de actuele prijs.

De bedrijfskaart is niet gekoppeld aan een specifiek voertuig of chauffeur. Je kunt hem gebruiken voor het hele wagenpark. Grotere wagenparkbeheerders kunnen meerdere bedrijfskaarten aanvragen, Kiwa staat tot 62 kaarten per vestiging toe. Dat is nuttig als je downloads wil spreiden of als een kaart is opgestuurd naar een leverancier voor remote download.

Vraag de bedrijfskaart aan zodra je weet dat je voertuigen onder de tachograafplicht vallen. Je hoeft niet te wachten tot de tachograaf daadwerkelijk is ingebouwd.

Wat als chauffeurs al een bestuurderskaart hebben?

Rijden je chauffeurs ook vrachtwagens, of hebben ze al een bestuurderskaart van een vorige werkgever? Dan hoeven ze geen nieuwe aan te vragen. Een nieuwe bestuurderskaart aanvragen is niet mogelijk zolang de bestaande kaart nog geldig is.

Wel is het goed te checken welke generatie kaart ze hebben. Je herkent een nieuwere G2V2-bestuurderskaart aan het getal 0039 of hoger rechtsonder op de kaart. Een oudere G2V1-kaart heeft het getal 0021. Beide werken in de Smart Tachograaf 2, maar er is één relevant verschil: bij een G2V1-kaart worden grenspassages wel vastgelegd in het geheugen van de tachograaf zelf, maar niet automatisch op de kaart. De inspecteur kan ze via het voertuiggeheugen alsnog zien, maar als je chauffeur ook in oudere voertuigen rijdt moet hij daar grenspassages nog handmatig invoeren. Begin en eindland van de dienst blijft bij alle tachograaftypes handmatig verplicht.

Wat doe je als een kaart verloren of beschadigd raakt?

Een verloren, gestolen of beschadigde bestuurderskaart meldt de chauffeur direct bij Kiwa Register en vraagt een vervangende kaart aan. Laat een verloren kaart nooit stilzwijgend passeren: een chauffeur die rijdt met een kaart die als vermist is opgegeven, of die zonder geldige kaart rijdt, creëert overtredingen die direct zichtbaar zijn bij een wegcontrole.

Als werkgever weet je dit niet altijd tijdig. Bespreek de procedure in je chauffeursinstructie zodat melden een reflex wordt, niet een afweging.

Kaarten zijn geen formaliteit, maar een startvoorwaarde

Zonder geldige bestuurderskaart kan je chauffeur op 1 juli 2026 niet internationaal vertrekken. Zonder bedrijfskaart kun je de tachograaf niet correct inrichten en niet downloaden. Beide kaarten hebben een levertijd van circa vier weken, en die termijn loopt op naarmate de deadline nadert. Wie dit nu oppakt, heeft buffer. Wie wacht tot mei of juni, riskeert dat zijn wagenpark stilstaat op een dag dat dat nooit de bedoeling was.

Bij Roadsoft helpen we bedrijven die nieuw zijn in de tachograafwereld met alles wat na de kaarten en installatie komt: het periodiek downloaden van de data, de analyse op ILT-controlepunten en de opvolging van gevonden afwijkingen. We delen deze informatie omdat we vinden dat elke transportondernemer vrije toegang verdient tot goede kennis over tachograafcompliance.

Veelgestelde vragen

Kan ik als werkgever de bestuurderskaart aanvragen namens mijn chauffeur?

Nee. De bestuurderskaart is persoonsgebonden en kan uitsluitend worden aangevraagd door de chauffeur zelf via Kiwa Register. Jouw rol als werkgever is je chauffeurs tijdig aan te sporen de aanvraag zelf in te dienen, bij voorkeur minimaal zes weken vóór de deadline.

Hoeveel bedrijfskaarten heb ik nodig?

Voor de meeste bedrijven volstaat één bedrijfskaart. Je kunt hem gebruiken voor het hele wagenpark. Overweeg een tweede kaart als je gebruik maakt van een remote download-oplossing waarbij de leverancier je kaart bewaart in een kaarthotel, maar je hem ook fysiek op kantoor wilt hebben. Kiwa Register staat tot 62 bedrijfskaarten per vestiging toe.

Hoe lang duurt het voordat ik mijn bedrijfskaart ontvang?

De standaard levertijd is circa vier weken na een correcte aanvraag. Rondom drukke periodes, zoals de maanden voor 1 juli 2026, kan dit oplopen. Vraag de kaart zo vroeg mogelijk aan, zodat je hem op tijd hebt voor de lock-in na installatie van de Smart Tachograaf 2.

Wat is de lock-in en waarvoor heb ik mijn bedrijfskaart nodig bij installatie?

Direct na installatie en kalibratie moet de tachograaf worden gekoppeld aan jouw bedrijf. Dit doe je door de bedrijfskaart in het apparaat te steken en de instructies op het display te volgen. Dit heet de lock-in of bedrijfsvergrendeling. Zonder lock-in is de tachograaf technisch niet correct ingericht. Voer de lock-in altijd uit vóórdat het voertuig voor de eerste keer door een chauffeur in gebruik wordt genomen.

Wat als mijn chauffeur zijn kaart vergeet in te steken bij een internationale rit?

Rijden zonder kaart wordt direct geregistreerd als overtreding en is bij een wegcontrole meteen zichtbaar. De ILT ziet onwetendheid niet als verzachtende omstandigheid. Instrueer je chauffeurs om de kaart altijd mee te nemen en vóór vertrek in te steken. Vergeten is een vermijdbare fout die een vermijdbare boete oplevert.