Hoe voldoe je aan de nieuwe tachograafregels voor lichte bedrijfsvoertuigen?

Per 1 juli 2026 gelden de Europese tachograafregels voor lichte bedrijfsvoertuigen vanaf 2.500 kg die internationaal of in cabotage rijden. Voor tienduizenden Nederlandse couriers, installateurs, dakdekkers en groothandels betekent dat dat ze voor het eerst met tachografen, bestuurderskaarten en downloadverplichtingen te maken krijgen. Voldoen aan de nieuwe tachograafregels valt uiteen in vijf concrete stappen vóór 1 juli, en een vaste routine van wekelijks en maandelijks werk daarna. Wachten tot het voorjaar van 2026 is risicovol: werkplaatsen voor installatie en het Kiwa Register voor kaartaanvragen lopen vol naarmate de deadline nadert.

Wat verandert er per 1 juli 2026 aan de tachograafregels voor lichte bedrijfsvoertuigen?

De ondergrens van de tachograafplicht verschuift van 3.500 kg naar 2.500 kg Toegestane Maximum Massa (TMM). Daarmee gaan de tachograafregels voor het eerst gelden voor lichte bedrijfsvoertuigen die internationaal of in cabotage rijden. De juridische basis is EU-Verordening 2020/1054, die op 15 juli 2020 in werking is getreden en bestaande Verordening 561/2006 (rij- en rusttijden) en Verordening 165/2014 (tachografen) wijzigt. Het Europees Hof van Justitie bevestigde de rechtmatigheid van deze verordening op 4 oktober 2024. Er komt geen uitstel.

De plicht geldt voor jouw bedrijf als drie voorwaarden cumulatief van toepassing zijn. Eén: het voertuig of de combinatie heeft een TMM van meer dan 2.500 kg. Die staat op het kentekenbewijs. Een bestelbus van 2.200 kg TMM die een aanhanger van 1.000 kg trekt, valt met een gecombineerde TMM van 3.200 kg ook onder de regels. Twee: er is sprake van beroepsgoederenvervoer. Dat omvat niet alleen klassiek transport, maar ook een installateur die materiaal naar een bouwplaats brengt, een cateraar die producten bezorgt of een groothandel die zijn eigen goederen levert. Drie: het vervoer is internationaal of betreft cabotage. Eén grensoverschrijdende rit per jaar is al genoeg om onder de plicht te vallen. Rijd je uitsluitend binnen Nederland met een voertuig tussen 2.500 en 3.500 kg TMM, dan val je vooralsnog buiten de nieuwe Europese verplichting.

Er bestaan enkele vrijstellingen, zoals voor ambachtslieden die binnen 100 km van hun vestigingsplaats werken of voor eigen vervoer onder 12 uur per week. Geen enkele vrijstelling werkt automatisch: je moet hem bij een controle aantonen.

De vijf acties om aan de tachograafregels voor lichte bedrijfsvoertuigen te voldoen vóór 1 juli 2026

Wie nu aan de nieuwe tachograafregels voor lichte bedrijfsvoertuigen moet voldoen, doorloopt vijf voorbereidende stappen. De volgorde is bewust: stap 1 bepaalt welke voertuigen in scope vallen, stap 2 en 3 hebben de langste levertijden, en stap 4 en 5 hebben pas zin als de eerste drie zijn afgerond.

Stap 1: Breng je wagenpark in kaart. Maak per voertuig een overzicht van de TMM (van het kentekenbewijs), het type ritten (binnenlands, internationaal, cabotage) en de eventuele vrijstellingscategorie. Het resultaat is een lijst met drie kolommen: in scope, buiten scope, en twijfelgevallen die navraag bij de ILT vergen. Doe dit nu, niet in april. Het overzicht stuurt alle vervolgstappen.

Stap 2: Plan de installatie van de Smart Tachograaf 2 uiterlijk drie maanden voor de deadline. Elk voertuig in scope krijgt een Smart Tachograaf 2 geïnstalleerd door een door de RDW erkende werkplaats. Installatie bij een willekeurige garage is niet geldig. Na installatie vindt een lock-in plaats waarbij het apparaat met jouw bedrijfskaart op naam van het bedrijf wordt geactiveerd. Het apparaat moet daarna elke twee jaar opnieuw worden gekalibreerd. Bestelwagens zijn technisch complexer dan vrachtwagens om in te bouwen en de wachttijden bij werkplaatsen lopen op naarmate 1 juli 2026 dichterbij komt. Een afspraak in april of mei is realistisch; wachten tot juni is niet.

Stap 3: Vraag de juiste tachograafkaarten aan, minimaal zes weken voor de deadline. Je hebt twee typen kaarten nodig. De bestuurderskaart is persoonlijk en wordt door de chauffeur zelf aangevraagd via het Kiwa Register. Productie en verzending duren gemiddeld vier weken, maar rondom de deadline kan het langer duren. Zonder kaart kan een chauffeur op 1 juli niet rijden. De bedrijfskaart vraag je als werkgever aan, ook via Kiwa, en is nodig voor de lock-in bij installatie en voor het downloaden van tachograafdata. Plan deze aanvraag in april of mei, niet in juni.

Stap 4: Instrueer je chauffeurs vóór hun eerste tachograafrit. Een chauffeur die zonder instructie voor het eerst met een tachograaf rijdt, is een aansprakelijkheidsrisico voor het bedrijf. De ILT ziet onwetendheid niet als verminderde verwijtbaarheid, omdat de werkgever wettelijk verantwoordelijk is voor de instructie. De minimale onderwerpen: dagelijkse handelingen (kaart insteken, handmatige invoer, landcode begin en eind), de vier activiteiten correct instellen (rijden, ander werk, beschikbaarheid, rust), de rij- en rusttijdenregels, en wat te doen bij een wegcontrole.

Stap 5: Richt je tachograafadministratie in voordat de eerste downloadtermijn afloopt. Zodra je chauffeurs met de tachograaf rijden, beginnen de wettelijke termijnen te lopen. De bestuurderskaart moet minimaal elke 28 dagen worden gedownload. De voertuigunit minimaal elke 90 dagen. De ILT verplicht je de gedownloade bestanden minimaal één jaar te bewaren, en de algemene fiscale bewaarplicht is zeven jaar.

Wat gaat dagelijks en periodiek goed of mis bij de tachograafregels voor lichte bedrijfsvoertuigen?

Vóór 1 juli is een eenmalig project. Daarna beginnen de tachograafregels voor lichte bedrijfsvoertuigen pas écht te tellen: dagelijkse bediening door chauffeurs, periodieke administratie door het bedrijf. Drie soorten fouten zien we in de praktijk regelmatig, en alle drie zijn vermijdbaar.

Het meest voorkomende dagelijkse misverstand is de vergeten landcode. Aan het begin en einde van elke dienst moet de chauffeur het begin- en eindland invoeren, ook als hij de hele dag in Nederland heeft gereden. Vergeten landcodes zijn een aparte overtreding van €200 per geval, direct zichtbaar bij elke wegcontrole. Met een Smart Tachograaf 2 in combinatie met een G2V2-bestuurderskaart wordt de landcode bij grensovergangen automatisch geregistreerd, maar het begin- en eindland van de dag blijft handmatig werk.

De tweede valkuil is de onjuiste activiteit tijdens stops. Een chauffeur die tijdens het laden zijn tachograaf op "rust" laat staan in plaats van op "overige werkzaamheden" pleegt een registratiefout, ook als hij het niet met kwade bedoelingen doet. Stopt hij voor pauze maar zet hij de activiteit niet om naar "rust"? Dan telt de stop niet als wettelijke pauze en blijft de rijtijd doorlopen in de berekening.

De derde valkuil is bedrijfsmatig: ontbrekende downloads. Bestuurderskaarten die langer dan 28 dagen niet zijn uitgelezen, of voertuigunits die langer dan 90 dagen niet zijn gedownload, leveren een boete van €4.400 per overtreding op voor de werkgever. Bij een wegcontrole is direct zichtbaar of de data op de kaart is gedownload of niet. Een wegcontrole is dus niet alleen een toets van het rijgedrag, maar ook een momentopname van jouw administratieve naleving als werkgever.

De drie pijlers van tachograafnaleving (data uitlezen, analyseren, en chauffeurs opvolgen op afwijkingen) houden deze fouten gestructureerd onder controle. Een bedrijf dat alleen downloadt maar niet analyseert, ontdekt overtredingen pas als de ILT belt. Een bedrijf dat analyseert maar zijn chauffeurs niet aanspreekt op afwijkingen, herhaalt dezelfde fouten elke week.

Wat kun je vandaag al doen?

Drie acties die je deze week kunt zetten, ongeacht of je daar later software bij wilt of niet.

Eén: maak het overzicht uit stap 1 concreet. Print de kentekenbewijzen, noteer per voertuig de TMM en het ritprofiel, en markeer de in-scope-voertuigen geel. Een vroeg overzicht maakt de installatie- en kaartplanning realistisch.

Twee: bel een door de RDW erkende werkplaats voor een offerte en een planningsindicatie. Je hoeft op dit moment nog niet te kiezen, maar je krijgt een gevoel voor wachttijden en kosten. Een lijst van erkende inbouwstations is te vinden via het RDW-register.

Drie: bepaal wie binnen je bedrijf verantwoordelijk wordt voor de tachograafadministratie. Dit hoeft geen specialist te zijn. Een planner, wagenparkbeheerder of logistiek coördinator kan de rol vervullen, mits er een vast moment is voor download- en analyseopvolging.

Voor het analyse- en opvolgwerk hebben we bij Roadsoft de tachograaf-analysesoftware en de Taakmanager ontwikkeld. De analysesoftware leest je C-bestanden (bestuurderskaartdata) en M-bestanden (voertuigunitdata) en controleert ze op dezelfde punten die de ILT bij een digitale bedrijfsinspectie hanteert. De Taakmanager vertaalt elke gevonden afwijking naar een concrete taak voor de verantwoordelijke planner of chauffeur. Je kunt dezelfde routine handmatig opbouwen in een spreadsheet, maar dan loop je tegen het probleem aan dat de ILT bij een bedrijfsinspectie wil zien dat afwijkingen niet alleen zijn gesignaleerd, maar ook opgevolgd en vastgelegd. Bij Roadsoft delen we deze kennis omdat we vinden dat elke vervoerder vrije toegang verdient tot goede informatie over tachograafnaleving. Ook als je geen klant bij ons bent.

Tot slot

De nieuwe tachograafregels voor lichte bedrijfsvoertuigen boven 2.500 kg zijn een ingrijpende verandering voor bedrijven die er tot nu toe niets mee te maken hadden. De regelgeving is complex, de handhaving is actief, en de boetes voor structurele tekortkomingen lopen op tot duizenden euro's per overtreding. Maar de kern is overzichtelijk: wie de juiste apparatuur op tijd installeert, zijn chauffeurs goed instrueert, de data periodiek downloadt en analyseert, en actie onderneemt bij gevonden afwijkingen, voldoet aan de wet. Het beste moment om dit op orde te brengen is voordat de wachttijden bij werkplaatsen en het Kiwa Register oplopen.

Belangrijkste punten

De kern in zes punten:

• De tachograafregels voor lichte bedrijfsvoertuigen gelden per 1 juli 2026 voor bestelwagens vanaf 2.500 kg TMM die internationaal of in cabotage rijden, op basis van EU-Verordening 2020/1054
• Voldoen vergt vijf voorbereidende stappen: wagenpark inventariseren, Smart Tachograaf 2 laten installeren, kaarten aanvragen via Kiwa, chauffeurs instrueren en de administratie inrichten
• De langste levertijden zitten bij de installatie (drie maanden vóór de deadline plannen) en de kaartaanvraag bij Kiwa Register (minimaal zes weken)
• Na 1 juli draait het om dagelijkse bediening (landcode, juiste activiteit) en periodieke administratie (kaart elke 28 dagen, voertuigunit elke 90 dagen, één jaar ILT-bewaarplicht en zeven jaar fiscaal)
• Veelgemaakte fouten zijn ontbrekende landcodes (€200), ontbrekende downloads (€4.400 voor de werkgever) en onjuiste activiteit tijdens stops, allemaal direct zichtbaar bij een wegcontrole
• Naleving leunt op drie pijlers (data uitlezen, analyseren, chauffeurs opvolgen), niet op één stap. Een bedrijf dat alleen downloadt zonder te analyseren en op te volgen, ontdekt overtredingen pas als de ILT belt