Tachograafdocumenten en data bewaren: wat moet, en hoe lang?

Op de vraag "wat moet ik rond de tachograaf bewaren?" krijgen vervoerders vaak een vaag antwoord. "Alle data, voor het geval dat." Dat klopt niet helemaal, en het is ook niet wat de ILT van je verwacht. De tachograafwetgeving geeft per type document of data een specifieke bewaartermijn. Een C-bestand van de bestuurderskaart bewaar je anders dan een kalibratiecertificaat, en gegevens die onder de Working Time Directive vallen hebben een nog langere termijn. Bij een ILT-controle of digitale bedrijfsinspectie moet je het juiste op het juiste moment kunnen tonen.

In deze gids lopen we per categorie door wat je rond de tachograaf moet bewaren, hoe lang en waar. Met de termijnen die de ILT concreet controleert, en zonder dat je werkruimte verandert in een papierberg.

Wat moet je rond de tachograaf bewaren?

Vier categorieën komen bij een ILT-controle of digitale bedrijfsinspectie aan bod. Elke categorie heeft een eigen bewaartermijn.

1. Tachograafdata. De ruwe uitleesbestanden van de tachograaf, in twee varianten:

• C-bestanden: data van de bestuurderskaart van elke chauffeur. Bevat rij-, rust- en activiteitsregistratie per persoon.
• M-bestanden: data van de voertuigunit. Bevat dezelfde activiteiten, gekoppeld aan het voertuig in plaats van aan de chauffeur.

Beide bestandstypes worden periodiek gedownload (bestuurderskaart minimaal elke 28 dagen, voertuigunit minimaal elke 90 dagen) en gearchiveerd.

2. Hardware-documenten. Papieren die bewijzen dat de tachograaf zelf valide werkt:

• Het kalibratiecertificaat, afgegeven na elke ijking en geldig twee jaar.
• De installatieverklaring, afgegeven bij installatie of vervanging van een tachograaf.
• Eventuele ijkrapporten van eerdere kalibratierondes.

3. Chauffeurs-documentatie. Bewijs dat je je chauffeurs hebt geïnstrueerd en met hen overtredingen hebt besproken:

• Een ondertekend chauffeurshandboek per chauffeur.
• Verslagen van debrief-gesprekken bij overtredingen, met datum, besproken onderwerp en afgesproken actie.
• Werkinstructies voor nieuwe chauffeurs.

4. Werktijdadministratie (WTD-data). Voor het Arbeidstijdenbesluit vervoer (Atb-v):

• Werktijden per chauffeur (rijtijd plus ander werk plus beschikbaarheid).
• Bewijs van werktijdverkorting waar van toepassing.
• Meldingen van nevenwerkzaamheden.

De vier categorieën hebben elk hun eigen bewaartermijn. Hieronder per categorie de regel.

Hoe lang moet je tachograafdata bewaren?

Voor de uitleesdata van bestuurderskaart en voertuigunit geldt: minimaal 12 maanden. Dat is de wettelijke ondergrens uit Verordening (EG) nr. 561/2006. Je bewaart de C-bestanden en M-bestanden in onveranderde digitale vorm, niet alleen de analyses die je erop hebt losgelaten, maar de ruwe bestanden zelf.

In de praktijk hanteren veel bedrijven een ruimere termijn. Twee redenen.

Het Arbeidstijdenbesluit vervoer verplicht 24 maanden voor data over arbeidstijd. Omdat de tachograafdata en de werktijdadministratie veel overlap kennen, gebruiken bedrijven vaak gewoon 24 maanden voor alles wat uit de tachograaf komt.

Daarnaast kan de ILT bij een controle data van langer geleden opvragen om een patroon vast te stellen. Bewaar je maar 12 maanden, dan loop je vast als de vraag over 18 maanden teruggaat. Een patroon-analyse over twee jaar is bij systeemtoezicht of een diepere audit niet uitzonderlijk.

Sommige bedrijven gaan verder en bewaren zeven jaar, gelijk aan de fiscale bewaarplicht voor bedrijfsadministratie. Voor data die ook voor verloning wordt gebruikt, is dat geen overkill, het is dan namelijk wettelijk verplicht.

Hoe lang moet je hardware-documenten bewaren?

Voor het kalibratiecertificaat en de installatieverklaring is er geen aparte wettelijke bewaartermijn vanuit Verordening (EU) 165/2014. In de praktijk hanteer je hier de algemene fiscale bewaarplicht van zeven jaar.

Waarom zo lang? Bij een ILT-controle (vooral een diepere audit of inspectie op locatie) wil de inspecteur de geschiedenis kunnen zien. Niet alleen de meest recente ijking, maar ook eerdere ijkingen, om te beoordelen of de tachograaf consistent is onderhouden. Zeven jaar dekt drie tot vier ijkrondes (de wettelijke kalibratieperiode is twee jaar).

Praktische regel: bewaar voor elk voertuig minimaal de twee meest recente kalibratiecertificaten plus de oorspronkelijke installatieverklaring. Bij verkoop of buitenwerkingstelling van een voertuig houd je deze papieren nog vijf jaar.

Hoe lang moet je chauffeurs-documentatie bewaren?

Voor het ondertekende chauffeurshandboek en de debrief-verslagen geeft de wet geen specifieke bewaartermijn. Maar bij systeemtoezicht beoordeelt de ILT je op de zeven systeemcriteria, en twee daarvan (criterium 6 en 7) gaan specifiek over of je beheersmaatregelen aantoonbaar zijn en of de leiding regelmatig toetst.

Dat aantoonbaar zijn vereist een dossier dat minstens drie jaar terug kan worden geraadpleegd. In de praktijk koppelen veel bedrijven de bewaartermijn aan de duur van het dienstverband plus drie jaar. Als een chauffeur acht jaar in dienst is geweest, bewaar je zijn handboek-ondertekening, debrief-rapporten en werkinstructies tot drie jaar na uitdiensttreding.

Voor de ILT is een ondertekend handboek dat je niet kunt overleggen, hetzelfde als een handboek dat nooit is ondertekend. Vastlegging is alles.

Wat moet je in het voertuig zelf hebben?

Niet alles hoeft op kantoor te liggen. Een chauffeur moet op verzoek van een ILT-inspecteur tijdens een wegcontrole specifieke gegevens kunnen tonen, en die staan in de cabine:

• De huidige bestuurderskaart, geldig en correct ingestoken.
• Een papierrol voor de tachograaf (voor noodprintouts bij uitval).
• De tachograafgegevens van de afgelopen 28 dagen. Voor internationaal vervoer is dit sinds 31 december 2024 uitgebreid naar 56 dagen, vastgelegd in Verordening (EU) 2020/1054.
• De installatieverklaring of een kopie, vooral handig bij grenscontroles.

Wat op kantoor blijft: kalibratiecertificaten van eerdere ijkingen, het chauffeursdossier met handboek en debriefs, en alle archief-tachograafdata van eerdere maanden.

Wat verwacht de ILT bij een controle?

Wat de ILT specifiek vraagt, hangt af van het soort controle.

Bij een wegcontrole kijkt de inspecteur naar de bestuurderskaart, de huidige tachograafgegevens (28 of 56 dagen, afhankelijk van type vervoer) en de fysieke tachograaf. Bewaartermijnen van het lange-termijn-archief op kantoor zijn hier niet aan de orde.

Bij een digitale bedrijfsinspectie vraagt de ILT op afstand om documenten en data van een specifieke periode. In 2024 voerde de ILT 1.714 digitale bedrijfsinspecties uit, blijkt uit het ILT Jaarverslag 2024. Wat ze concreet kunnen opvragen:

• C-bestanden en M-bestanden over een periode van enkele maanden tot een jaar.
• Kalibratiecertificaten van alle voertuigen in scope.
• Debrief-rapporten en bewijs van afhandeling van eerdere overtredingen.
• Werktijdadministratie onder Atb-v.

Bij een inspectie op locatie (197 in 2024) kan de scope nog breder. Bij systeemtoezicht beoordeelt de ILT je interne nalevingssysteem tegen de zeven criteria, en wil ze zien dat je per criterium een aantoonbaar proces hebt. Niet alleen "we doen het", maar "hier staat het". Een dossier van drie jaar terug is hier het minimum.

Veelgemaakte fouten bij bewaren

Drie fouten zien we in de praktijk het meest.

Eén: data wel hebben, maar niet de oorspronkelijke bestanden. Sommige bedrijven bewaren alleen de analyses (de rapporten die de software uitspuugt), niet de ruwe C- en M-bestanden. De ILT vraagt om de oorspronkelijke uitlees. Geanalyseerde rapporten zijn een aanvulling, geen vervanging.

Twee: certificaten verloren bij wisselen van werkplaats. Wie wisselt van erkende werkplaats neemt vaak het oudere papier niet mee. Het kalibratiecertificaat verzamelt zich verspreid over verschillende leveranciers. Bij een controle blijkt de geschiedenis dan niet compleet, en dat telt voor de ILT als gat in je administratie.

Drie: debrief-vastlegging ontbreekt. Het chauffeursgesprek over een overtreding wordt mondeling gevoerd, maar niet vastgelegd. Bij systeemtoezicht is dit precies waar de ILT op doorpakt: "u zegt dat u dit bespreekt, maar waar staat het?" Zonder vastlegging telt het gesprek niet mee als bewijs.

Wat kun je deze week doen?

Drie acties om je archief op orde te brengen, zonder grote investering.

Eén: maak een centraal archief per voertuig. Eén map (digitaal of fysiek) per voertuig met daarin: kalibratiecertificaten, installatieverklaring, en de download-historie van M-bestanden. Zorg dat de mapnaam matcht met het kenteken. Bij elke nieuwe ijking voeg je het nieuwe certificaat toe en archiveer je de oude in dezelfde map.

Twee: check je tachograafdata op compleetheid van de afgelopen 24 maanden. Pak een willekeurige chauffeur en kijk of zijn C-bestanden over de hele periode aanwezig zijn. Hiaten zijn een veelvoorkomend probleem en niet zichtbaar tot een controle erom vraagt.

Drie: leg debrief-rapporten centraal vast. Eén plek voor elke overtreding, met datum, gesprek, actie en bevestiging van de chauffeur. Eén centrale plek waar je in vijf minuten een audit kunt opbouwen, scheelt later veel zoekwerk.

Bij Roadsoft delen we deze kennis omdat we vinden dat elke vervoerder vrije toegang verdient tot goede informatie over tachograafnaleving. Ook als je geen klant bij ons bent.

Belangrijkste punten

De kern in zes punten:

• Vier categorieën van tachograaf-documentatie hebben elk hun eigen bewaartermijn: tachograafdata, hardware-documenten, chauffeurs-documentatie, en werktijdadministratie (WTD)
• Tachograafdata (C-bestanden bestuurderskaart en M-bestanden voertuigunit) bewaar je minimaal 12 maanden volgens Verordening (EG) nr. 561/2006
• Werktijdadministratie onder het Arbeidstijdenbesluit vervoer en de Working Time Directive bewaar je minimaal 24 maanden
• Kalibratiecertificaten en installatieverklaringen bewaar je in de praktijk zeven jaar, gelijk aan de fiscale bewaarplicht
• In het voertuig moet altijd de huidige bestuurderskaart aanwezig zijn, plus 28 dagen tachograafdata (56 dagen voor internationaal vervoer, sinds 31 december 2024)
• Bij een digitale bedrijfsinspectie (1.714 in 2024) en systeemtoezicht ligt de bewijslast bij de vervoerder: niet alleen data hebben, maar ook kunnen aantonen