De 5 meest gemaakte fouten bij het invoeren van de tachograaf

De meeste tachograafovertredingen ontstaan niet door te lang rijden, maar door invoer: een vergeten landcode, een activiteit die niet is geregistreerd, een stand die op rust bleef staan tijdens het werk. Voor de tachograafregels maakt dat geen verschil, want wat niet of verkeerd is ingevoerd, telt bij een controle gewoon als overtreding. In dit soort fouten zit ook geen kwade wil: chauffeurs maken ze omdat het systeem veel van ze vraagt op momenten dat ze met hun echte werk bezig zijn. Dit zijn de vijf invoerfouten die in de praktijk het vaakst terugkomen, waarom ze ontstaan en hoe je ze voorkomt.

‍

De kern in vijf punten:

• De meeste tachograafovertredingen zijn invoerfouten: landcode, handmatige invoer, voertuigcontrole, bootfunctie en de stand tijdens laden en lossen
• Wat niet is ingevoerd, bestaat in de data niet en kan door software wel gesignaleerd maar niet gevuld worden
• Een kaart met alleen rijden en rust oogt keurig, maar is voor een inspecteur juist een signaal dat er verkeerd wordt ingevoerd
• Verordening (EG) 561/2006 (artikel 10) verwacht dat je chauffeurs instrueert en controleert; terugkerende fouten zonder opvolging wegen mee bij een bedrijfscontrole
• Uitleg op de dag na de overtreding werkt beter dan een jaarlijks gesprek, en vastgelegde opvolging is bij een controle je bewijs

‍

1. De landcode niet invoeren bij het begin of einde van de dienst

Bij de start en het einde van elke dienst moet de chauffeur het land invoeren waar hij zich bevindt. Het is een handeling van een paar seconden, en precies daarom gaat hij zo vaak mis: het scherm komt op een moment dat de chauffeur wil wegrijden of naar huis wil, en wegklikken is sneller dan invoeren.

Een ontbrekende landcode lijkt onschuldig, maar hij is voor een inspecteur direct zichtbaar in de data en telt als overtreding. De oplossing zit niet in strengere controle maar in gewoonte: chauffeurs die begrijpen waarom de landcode er staat (onder meer voor de detacheringsregels) slaan hem minder vaak over dan chauffeurs die alleen weten dát het moet.

2. Activiteiten buiten het voertuig niet handmatig invoeren

De tachograaf registreert alleen wat er gebeurt terwijl de bestuurderskaart in het voertuig zit. Alles daarbuiten, zoals werk op de zaak vóór het wegrijden of een dienst op een andere locatie, moet de chauffeur handmatig invoeren bij de eerstvolgende keer dat hij zijn kaart insteekt.

Gebeurt dat niet, dan ontstaat er een gat in de registratie: een periode waarvan niemand kan zien of er gerust of gewerkt is. Zo'n ontbrekende activiteit is een van de eerste dingen waar een analyse op aanslaat, en bij een controle roept een gat van uren altijd vragen op. Belangrijk om te weten: software kan een gat signaleren, maar niet vullen. Wat de chauffeur niet invoert, bestaat in de data niet, en kan achteraf ook niet meer worden hersteld zonder verklaring.

3. De voertuigcontrole niet als werktijd registreren

Vóór het wegrijden hoort de chauffeur zijn voertuig te controleren: banden, verlichting, lading. Die controle is werktijd en hoort dus als "overige werkzaamheden" op de tachograaf, herkenbaar aan het symbool met de twee hamertjes. In de praktijk doen veel chauffeurs de controle wél, maar zetten ze de tachograaf niet om. Op de kaart lijkt het dan alsof de dienst rechtstreeks vanuit de nachtrust begint met rijden.

Voor een inspecteur is dat een bekend patroon: elke dag rust die naadloos overgaat in rijden, terwijl er ergens gewerkt moet zijn. De reden dat chauffeurs dit overslaan is vaak praktisch: die paar minuten tellen mee in de dienst, en aan het einde van een krappe dag zijn ze soms nodig om nog te kunnen parkeren. Begrijpelijk vanuit de cabine, maar het betekent dat de kaart niet klopt met de werkelijkheid, en dat is precies waar de tachograafregels op toetsen.

4. De boot- of treinfunctie niet gebruiken

Rijdt een chauffeur tijdens zijn dagelijkse rust de veerboot of de trein op, dan mag die rust onder voorwaarden onderbroken worden, mits de boot- of treinfunctie op de tachograaf is geactiveerd (Verordening (EG) 561/2006, artikel 9). Zonder die functie registreert de tachograaf de verplaatsing als rijtijd, en is de dagelijkse rust officieel onderbroken.

Het gevolg is een overtreding op de rusttijd terwijl de chauffeur feitelijk gewoon lag te slapen op de boot. Deze fout is extra zuur omdat hij volledig te voorkomen is met één druk op de knop, op voorwaarde dat de chauffeur weet dat de knop bestaat en wanneer hij hem moet gebruiken.

5. Rust laten staan tijdens laden of lossen

Een chauffeur die een uur staat te lossen terwijl de tachograaf op rust staat, heeft twee problemen tegelijk: zijn rusttijd klopt niet én zijn arbeidstijd klopt niet. Laden en lossen is "overige werkzaamheden", geen rust.

Het verraderlijke aan deze fout is dat de analyse er niet op aanslaat: een uur rust ziet er in de data keurig uit. Maar een inspecteur die een kaart ziet met alleen rijden en rust, stelt zichzelf een logische vraag: wanneer is er dan geladen en gelost? Zo wordt een net ogende registratie juist het signaal dat er structureel verkeerd wordt ingevoerd.

Waarom deze fouten blijven terugkomen

Geen van deze vijf fouten komt door onwil. Ze komen doordat de tachograafregels veel vragen op momenten dat de aandacht ergens anders ligt, en doordat de uitleg meestal pas volgt op een moment dat de rit allang voorbij is: bij het jaarlijkse gesprek, of helemaal niet.

Daar ligt ook een verantwoordelijkheid van de vervoerder. Verordening (EG) 561/2006 (artikel 10) verwacht dat je je chauffeurs goed instrueert en regelmatig controleert of het goed gaat. Een fout die één keer wordt gemaakt is een incident; dezelfde fout die maandenlang terugkomt zonder dat er iets mee gebeurt, is bij een bedrijfscontrole een teken dat de opvolging niet op orde is.

Wat kun je vandaag al doen?

1. Kijk welke van deze vijf fouten in jouw data zitten. Pak de analyses van de afgelopen drie maanden erbij en zoek op ontbrekende landcodes, gaten in de registratie en diensten zonder geregistreerde werktijd. Zo weet je welke fout bij jouw chauffeurs speelt in plaats van in het algemeen.
2. Bespreek de fout kort na het moment zelf. Uitleg werkt het best als de rit nog vers in het geheugen zit, niet weken later. Met de WhatsApp Assistent van Roadsoft krijgt je chauffeur de dag na een overtreding automatisch uitleg in gewone taal, met een korte video die laat zien hoe het wél moet, en wordt de opvolging vastgelegd. Dezelfde routine kun je ook handmatig opzetten, zolang het gesprek maar plaatsvindt én wordt vastgelegd.
3. Leg uit waarom, niet alleen wat. Een chauffeur die weet waarvoor de landcode of de bootfunctie dient, gebruikt hem vaker dan een chauffeur die alleen de instructie kent.

Kleine handelingen, grote gevolgen

De vijf meest gemaakte invoerfouten hebben één ding gemeen: het zijn handelingen van seconden met gevolgen die maanden later nog in je data staan. Wie weet welke fouten bij zijn chauffeurs spelen en de uitleg organiseert op het moment dat het telt, haalt de meest vermijdbare overtredingen uit zijn administratie.