Bestuurderskaart uitlezen: termijnen, methodes en uitlezen op afstand

De kern in vijf punten:

• Bestuurderskaarten moeten minimaal elke 28 dagen en voertuigunits minimaal elke 90 dagen worden uitgelezen (Verordening (EU) 581/2010)
• Sinds 1 januari 2025 moet een chauffeur bij een wegcontrole de lopende dag plus 56 voorafgaande dagen kunnen tonen
• Uitgelezen data moet ten minste een jaar bewaard blijven, onveranderd en herleidbaar
• De bestuurderskaart heeft een contactchip: uitlezen vraagt een kaartlezer, of het gebeurt automatisch via remote download door de voertuigunit
• De wet stelt eisen aan het resultaat, niet aan de methode; kies de aanpak die je bij jouw wagenparkgrootte kunt volhouden

Als werkgever moet je de bestuurderskaart (ook wel chauffeurskaart genoemd) van elke chauffeur minimaal elke 28 dagen uitlezen, en de voertuigunit van elk voertuig minimaal elke 90 dagen. Die termijnen staan in Verordening (EU) 581/2010. Daarnaast geldt sinds 1 januari 2025 een aparte eis voor onderweg: bij een wegcontrole moet je chauffeur de gegevens van de lopende dag én de voorafgaande 56 dagen kunnen tonen. Twee verschillende termijnen dus, met twee verschillende eigenaren: de eerste is jouw verantwoordelijkheid op kantoor, de tweede speelt in de cabine. En juist bij die eerste gaat het in de praktijk het vaakst mis.
‍

Welke termijnen gelden voor het uitlezen?

De uitleesplicht komt uit Verordening (EU) 581/2010 en werkt met maximumtermijnen: bestuurderskaarten minimaal elke 28 dagen, voertuigunits minimaal elke 90 dagen. De teller loopt per kaart en per voertuig, niet per bedrijf. Een chauffeur die maar af en toe rijdt, moet dus net zo goed binnen de termijn worden uitgelezen als je vaste krachten.

Na het uitlezen begint de bewaarplicht: de gegevens moeten ten minste een jaar (52 weken) beschikbaar blijven, onveranderd en herleidbaar tot chauffeur en datum. Bij een ILT-controle wordt gecontroleerd of de data volledig en op tijd is uitgelezen; ontbrekende periodes behoren tot de meest voorkomende bevindingen. Meer over de bewaartermijnen lees je in ons artikel over tachograafdocumenten en data bewaren.

Let op het verschil met de 56-dagenregel: die gaat niet over jouw administratie, maar over wat je chauffeur bij een wegcontrole moet kunnen tonen. Sinds 1 januari 2025 is dat de lopende dag plus de voorafgaande 56 kalenderdagen (voorheen 28).

Handmatig uitlezen met een kaartlezer: waar het misgaat

De klassieke aanpak is een kaartlezer op kantoor: de chauffeur levert zijn kaart in, iemand steekt hem in de lezer en slaat het bestand op. Technisch voldoet dat prima, en voor een klein wagenpark is het goed te overzien.

Het risico zit niet in de techniek maar in het proces. De hele keten hangt op menselijke opvolging: de chauffeur moet langskomen, iemand moet eraan denken, het bestand moet op de juiste plek terechtkomen. Eén chauffeur die drie weken op internationale ritten zit, één vakantieperiode op kantoor, en de 28-dagentermijn is geruisloos verlopen. Niemand krijgt daar een melding van; het valt pas op als een controle erom vraagt, of als de analyse een gat in de data laat zien.

Hoe groter het wagenpark, hoe groter dit risico. Bij tien chauffeurs is bijhouden wie wanneer is uitgelezen een lijstje; bij vijftig is het een taak op zich.

Uitlezen op afstand: hoe remote download werkt

Uitlezen kan ook zonder dat de kaart naar kantoor komt. Bij remote download haalt het systeem de gegevens op afstand op via de voertuigunit: de bedrijfskaart authenticeert op afstand, de data van de voertuigunit én van de ingestoken bestuurderskaart wordt automatisch gedownload en komt rechtstreeks in je tachograafsoftware terecht. De chauffeur hoeft er niets voor te doen en er staat geen kaartlezer meer op kantoor.

Voor situaties waarin remote download niet beschikbaar is, bestaan mobiele kaartlezers die via een app op de telefoon werken. De bestuurderskaart heeft een contactchip (geen NFC), dus er is altijd een fysieke lezer nodig, maar die past tegenwoordig in een binnenzak en stuurt de bestanden direct door naar hetzelfde systeem.

Het grote verschil met de handmatige aanpak: de termijnbewaking draait om. In plaats van "iemand moet eraan denken" signaleert de software welke kaarten en voertuigen binnen de termijn opnieuw uitgelezen moeten worden, en bij remote download gebeurt dat uitlezen vervolgens vanzelf.

Kaartlezer of software: wat past bij jouw wagenpark?

De keuze hangt af van de omvang van je wagenpark en van hoeveel tijd je kwijt wilt zijn aan het bewaken van termijnen:

• Kaartlezer op kantoor: lage kosten, eenvoudig, maar volledig afhankelijk van menselijke opvolging. Werkbaar bij een handvol chauffeurs die regelmatig op kantoor komen.
• Tachograafsoftware met remote download: uitlezen en termijnbewaking lopen automatisch, de data komt direct in de analyse terecht en je ziet per chauffeur en voertuig wat de status is. Logisch vanaf het moment dat handmatig bijhouden een terugkerende taak wordt, of wanneer chauffeurs zelden op kantoor zijn.
• Combinatie: veel bedrijven houden een losse lezer achter de hand voor uitzonderingen, zoals een nieuwe chauffeur van wie het voertuig nog niet is aangesloten.

De wet stelt geen eisen aan de methode, alleen aan het resultaat: volledig, op tijd en een jaar lang bewaard. De vraag is dus niet wat mag, maar wat je organisatie volhoudt.

Wat kun je vandaag al doen?

1. Controleer je laatste uitleesdata. Zet per chauffeur en per voertuig de laatste uitleesdatum op een rij en kijk of je ergens tegen de 28- of 90-dagentermijn aanloopt. Dit is in één middag gedaan en laat meteen zien hoe goed je huidige proces werkt.
2. Informeer je chauffeurs over de 56-dagenregel. Sinds 1 januari 2025 moeten ze bij een wegcontrole 56 dagen aan gegevens kunnen tonen. Chauffeurs die dat weten, schrikken niet van de vraag.
3. Kijk of remote download bij je wagenpark past. Met onze Analysis Software wordt elke bestuurderskaart en voertuigunit automatisch op tijd uitgelezen en direct geanalyseerd, zodat de termijnbewaking geen handwerk meer is. Vergelijk dat met de tijd die het handmatige proces je nu kost.

De termijn is hard, de methode is vrij

Elke 28 dagen de bestuurderskaart, elke 90 dagen de voertuigunit, een jaar bewaren en 56 dagen kunnen tonen onderweg: de termijnen liggen vast, de manier waarop je ze haalt niet. Kies de methode die je organisatie ook over een jaar nog volhoudt, want een uitleesproces dat op geheugen draait, verliest het altijd van de kalender.

‍