De verschillende tachograafkaarten (bestuurderskaart, bedrijfskaart, werkplaatskaart en controlekaart)

Het gebruik van je tachograaf vereist verschillende tachograafkaarten. Afhankelijk van het doel, de situatie of vorm van registratie gaat het om een bestuurderskaart, bedrijfskaart, werkplaatskaart of controle kaart. Deze vier soorten worden in Nederland uitgegeven door Kiwa Register (te Rijswijk) en werken in alle merken digitale tachografen. 

Voor juist gebruik van de kaarten lopen we ze stuk voor stuk even met je door. 

‍

Wil je op een makkelijke manier een goede basis leren over de tachograaf over onderwerpen zoals out-of-scope rijden, de boot/trein functie en de smart tacho 2? Doe dan onze kosteloze tachograaf cursus op de Roadsoft Academie.
‍

Bestuurderskaart

‍
Je kunt een bestuurderskaart aanvragen wanneer je in het bezit bent van een geldig B-, C-, D- of E-rijbewijs. Op voorwaarde dat je minimaal 185 dagen woonachtig bent in Nederland en niet al in het bezit bent van een geldige chauffeurspas. Na ontvangst is je chauffeurspas vijf jaar geldig. De geldigheid is wat korter (dan een rijbewijs) omdat gebruik, het in de tachograaf steken en eruit halen, ervoor kan zorgen dat de kaart beschadigt en onbruikbaar raakt.  

De opslagcapaciteit van de bestuurderskaart bedraagt ongeveer 7-9 maanden. Het kan zijn dat je kaart eerder vol raakt wanneer jij als chauffeur afwisselende activiteiten vervult. Als het geheugen vol is worden de oudste activiteiten overschreven door nieuwe.

Bestuurderskaart aanvragen via het Kiwa Register

‍
‍Als chauffeur heb je een particulier account nodig om zelf een bestuurderskaart aan te vragen.

Tijdens de aanvraagprocedure wordt je gevraagd om een aantal bewijsstukken aan te leveren:

• Nummer van het geldige Nederlandse rijbewijs
• B, C, D, en/of E of digitaal bestand van het geldige buitenlandse rijbewijs 
• Digitaal bestand met pasfoto

‍

Als je ervoor kiest om digitaal geen pasfoto en/of handtekening aan te leveren, krijg je een speciaal formulier toegestuurd, zodat jij de pasfoto en handtekening na kunt zenden. Een volledig digitaal ingediende aanvraag heeft een kortere doorlooptijd. De aanvraag wordt in behandeling genomen als deze met betaling en al compleet is. De kaart wordt dan vaak binnen tien werkdagen door Kiwa Register geproduceerd. Wat ruim binnen de wettelijke bepaling van vier weken voor productie ligt. Eenmaal klaar voor verzending krijg je automatisch een bericht voor het maken van een bezorgafspraak. Om een verlenging aan te vragen moet jij opnieuw voldoen aan de vereisten voor afgifte van een chauffeurskaart. Ook je pasfoto moet jij weer aanleveren.

‍Tijdelijke chauffeurskaart niet-EU ingezetene

‍
‍Ben jij werkzaam voor een Nederlandse onderneming en voer je beroepsmatig goederenvervoer uit, maar ben je niet afkomstig uit een EU/EER-land, dan dien je een tijdelijke chauffeurskaart op zak te hebben. Deze kaart is maximaal 185 dagen geldig en wordt slechts éénmalig verstrekt. 

De tijdelijke chauffeurskaart is een persoonsgebonden smartcard met een drietal functies:

• Visueel identificatiemiddel (de kaart is voorzien van een pasfoto)
• Geeft toegang tot de digitale tachograaf
• Registreert rij- en rusttijden
  

Hoewel de kaart nooit langer geldig is dan 185 dagen, is de maximum geldigheidsduur afhankelijk van de tewerkstellingsvergunning of bestuurdersattest. 

Dit zijn de voorwaarden voor het verkrijgen en/of verlengen van je bestuurderskaart:

• Recente pasfoto
• Geldig rijbewijs B, C, D en/of E
• Bestuurdersattest of tewerkstellingsvergunning

Alleen een werkgever kan de aanvraag voor een tijdelijke bestuurderskaart digitaal indienen. Hierbij moeten de volgende bewijsstukken worden geüpload: 

• Inloggegevens e-herkenning 
• Naam, adresgegevens en geboortedatum van de begunstigde
• Digitaal bestand van het geldige buitenlandse rijbewijs van de begunstigde
• Digitaal bestand van een pasfoto van de begunstigde
• Digitaal bestand met de handtekening van de begunstigde
• Digitaal bestand met de tewerkstellingsvergunning en/of bestuurdersattest van de begunstigde
• Digitaal betaalmiddel
  

De aanvraag wordt in behandeling genomen als deze met betaling en al compleet is. De kaart wordt dan vaak binnen tien werkdagen door Kiwa Register geproduceerd. Wat ruim binnen de wettelijke bepaling van vier weken voor productie ligt.

‍Bestuurderskaart verlengen

‍
Na vijf jaar is de geldigheid van je bestuurderskaart verlopen. Daarom ontvang je voor het verstrijken van de vijf jaar een herinnering van Kiwa Register dat de kaart verloopt en je een nieuwe moet aanvragen. Zelf al eerder een verlenging aanvragen? Dit kan drie maanden voor verlopen van de kaart. 

Pas na het verlopen van de oude chauffeurspas kun je de nieuwe gebruiken. Houd de oude kaart in de volgende 28 dagen nog wel bij je om activiteiten van je vorige werkdagen langs de weg te kunnen verantwoorden. 

Bij het verlengen van de bestuurderskaart verloopt het aanvraagproces nagenoeg hetzelfde als bij de eerste keer. Een verlenging van de bestuurderskaart moet vanaf 3 maanden voordat de huidige chauffeurskaart verloopt worden aangevraagd. Is de geldigheid van de bestuurderskaart echter verlopen, dan kun je niet meer verlengen. Je dient dan gewoon een nieuwe tachograafkaart aan te vragen. Zoals uitgelegd verloopt de procedure voor de aanvraag van een nieuwe bestuurderskaart uiteraard anders dan het verlengen ervan.

‍Bestuurderskaart uitlezen

‍
Hoewel je eens in de 28 kalenderdagen je bestuurderskaart uit moet lezen, adviseren wij je om dit eenmaal per week of eens in de twee weken te doen. Zo werk jij dit in je systeem, gaan er door het overschrijven sowieso nooit meer gegevens verloren en ontbreekt er geen data in je registratie. 

Let op dat de data bij het uitlezen niet van de chauffeurspas wordt verwijderd. Er wordt slechts een kopie van je gegevens opgeslagen in de software.
‍‍

Kiwa Bedrijfskaart

‍‍
Elk bedrijf dat met een digitale tachograaf werkt moet minimaal één bedrijfskaart hebben. Via deze kaart koppel je een bedrijf namelijk aan de tachograaf van jouw voertuig. Zodoende kan een inspecteur jouw rij- en rusttijden relateren aan het verantwoordelijke bedrijf. 

Wanneer je een nieuwe wagen in ontvangst neemt kun je de ingebouwde tachograaf via de bedrijfskaart aan je bedrijf koppelen. Zet deze verzegeling weer stop als je het voertuig weer van de hand doet. In de tachograaf staat dit beschreven als ‘lock-in’ en ‘lock-out’. 

De bedrijfskaart gebruik je ook om eens elke 90 dagen de gegevens van je digitale tachograaf uit te lezen.

‍Bedrijfskaart aanvragen

‍
Ook de bedrijfskaart vraag je digitaal aan bij Kiwa Register en is vijf jaar geldig. Voor de aanvraag heb je een inschrijvingsnummer van de Kamer van Koophandel nodig. Per KvK-nummer kun je maximaal 62 kaarten aanvragen. Naast het KvK-nr heb je tijdens de aanvraagprocedure ook nog een paar bewijsstukken nodig om te uploaden:

• Inloggegevens e-herkenning
• Digitaal betaalmiddel
  

Hoewel Kiwa Register volgens de wet vier weken heeft om de tachograafkaarten te produceren, ligt de levertijd in het algemeen rond de 10 werkdagen. De levertijd loopt pas vanaf het moment dat Kiwa Register je dossier en betaling in het systeem heeft geregistreerd.

‍

Werkplaatskaart

‍
Als monteur heb je de werkplaatskaart nodig om een digitale tachograaf te installeren, ijken en repareren. Zonder deze kaart kun je dus geen onderhoud plegen aan een digitale tachograaf. Je krijgt de werkplaatskaart ook niet zomaar. Voor het aanvragen moet je eerst in het bezit zijn van een installateur diploma, werkzaam zijn bij een erkende werkplaats, nog niet in het bezit zijn van een geldige werkplaatskaart en de werkplaats moet erkend zijn door het RDW.

Na afgifte is de werkplaatskaart geldig voor een jaar. Tijdens de aanvraagprocedure dien je een aantal gegevens op te geven:

• Keuringsinstantie-nummer
• eHerkenning inloggegevens
• Naam, adresgegevens en geboortedatum
• Digitaal bestand van een pasfoto
• Digitaal betaalmiddel
  

Wanneer Kiwa Register de benodigde gegevens heeft, inclusief betaling, neemt het je aanvraag in behandeling. De kaart wordt dan vaak binnen tien werkdagen geproduceerd. Vervolgens krijg je automatisch een bericht voor het maken van een bezorgafspraak. Als monteur krijg je tevens een persoonlijke pincode thuisgestuurd waarmee je de kaart kunt activeren. Houd de code goed bewaard en veilig, deze wordt namelijk maar één keer verstrekt. 

Controlekaart

‍
Handhavers die in dienst zijn van een handhavende instantie maken gebruik van de controlekaart om de gegevens van je chauffeurspas en tachograaf te controleren.

‍

Chauffeurskaart verloren, defect of gestolen

‍
Als je chauffeurskaart verloren, defect of gestolen is moet je direct schakelen. Bij een defect of diefstal dien je als chauffeur binnen zeven kalenderdagen aangifte te doen. Bij verlies of diefstal in het buitenland moet je aangifte doen in de lidstaat van verblijf. 

Direct na de aangifte moet je ook bij Kiwa Register melding maken van je verloren, defecte of gestolen bestuurderskaart. Je ontvangt dan een verklaring met in vier talen een mededeling over de nieuwe status van je tachograafkaart.

De geldigheidsduur van de oude kaart wordt opgenomen op de vervangende tachograafkaart. Deze moet binnen vijf dagen na ontvangst van de betaling worden geleverd. Om je tegemoet te komen mag je zelf maximaal vijftien dagen zonder kaart rijden. Echter ben je aan het eind van elke werkdag wel verplicht om print outs van de tachograaf te maken. Schrijf op deze dagprints altijd het volgende:

• Volledige naam
• Adres
• Rijbewijsnummer en handtekening

‍

Het kan natuurlijk voorkomen dat jij je oude kaart terugvindt nadat je een nieuwe kaart hebt ontvangen. In dit geval stuur je de oude bestuurderskaart gewoon op naar Kiwa Register. Laat je niet verleiden om de oude kaart nog te gebruiken. Dit is namelijk verboden en bovendien eenvoudig door een inspecteur te achterhalen. Bij constatering van dubbel gebruik word je bestraft met een hoge boete. ‍

Bestuurderskaart ingenomen

‍
Je chauffeurspas kan tijdens een controle door de inspectie worden ingenomen. Als de handhavende instantie meer kaarten vindt, kan het ook meer kaarten innemen. Ingenomen kaarten worden naar Kiwa Register gestuurd. Is je chauffeurskaart terecht ingenomen, dan is de kans groot dat deze ook wordt ingetrokken.

Wanneer je chauffeurskaart in het buitenland wordt ingenomen, wordt deze ook naar Kiwa Register verzonden. Ook dan wordt er bepaald of je kaart wordt ingetrokken. Is het oordeel echter in jouw voordeel, dan kun jij je kaart na de juridische procedure ophalen bij Kiwa Register.‍

‍‍

Tachograafkaarten bij huurvoertuig

‍
‍zowel een bedrijf als de dienstdoende chauffeur moeten in bezit zijn van een geldige bedrijfs- en bestuurderskaart om een vrachtwagen te huren. Koppel de tachograaf in het voertuig via de bedrijfskaart aan het bedrijf. De chauffeurspas heb je nodig om je rij- en rusttijden te registreren. 

Lees voor het inleveren van het voertuig altijd de tachograaf uit. Hef vervolgens de koppeling tussen het bedrijf en de tachograaf op. Dit is de ‘lock-out’ waar je weer een bedrijfskaart voor nodig hebt. ‍‍

‍Tarieven kaarten

‍
De minister van Infrastructuur en Waterstaat stelt in Nederland de tarieven voor de tachograafkaarten vast. De tarieven voor de bedrijfs-, werkplaats-, controle-, tijdelijke bestuurderskaart- of bestuurderskaart zijn vastgesteld op €95,- exclusief BTW. Vandaag de dag haal je bij Kiwa Register een bestuurderskaart voor €114,95 inclusief 21% BTW. Deze prijzen zijn vastgelegd in de regeling voor tachograafkaarten. Voor de BTW-aftrek is het daarom verstandig om tachograafkaarten namens een bedrijf aan te vragen.‍

Vragen?

‍
Heb jij nog vragen over een of meerdere tachograafkaarten? Schuw dan niet om ons te bellen of mailen! Wij helpen je graag verder op weg.